Qu'est-ce que la gestion du changement ?

La gestion du changement est une approche qui vise à assurer le succès des initiatives de changement en mobilisant les personnes, en s'assurant qu'elles sont soutenues, préparées et capables d'atteindre les objectifs commerciaux.

L'objectif de la gestion du changement est de mettre en œuvre des stratégies pour effectuer et aider les personnes à s'adapter au changement. Dans l'environnement actuel au rythme effréné, avec les avancées technologiques rapides et l'évolution des conditions du marché, l'importance de la gestion du changement ne peut être sous-estimée.

Une gestion efficace du changement offre de nombreux avantages pour les employés, les clients et les organisations. Voici ce que chaque groupe peut en tirer :

Une communication claire réduit l'incertitude et l'anxiété des employés face aux changements, rendant la transition plus fluide et moins stressante. Impliquer les employés dans le processus de changement favorise un sentiment d'appartenance et d'inclusion, renforçant leur engagement et leur moral. Les initiatives de changement s'accompagnent aussi souvent d'opportunités de formation et de développement, aidant les employés à acquérir de nouvelles compétences et à faire progresser leur carrière.

Grâce à des processus de changement bien gérés, les employés deviennent plus adaptables et résilients face aux changements futurs. Des changements mis en œuvre avec succès peuvent conduire à des processus plus efficaces, de meilleures conditions de travail et un environnement de travail plus positif, améliorant finalement la satisfaction professionnelle.

Une gestion efficace du changement peut améliorer la qualité des produits, la prestation de services et les interactions globales avec la clientèle, conduisant à une meilleure expérience client.

• Les changements bien gérés mènent à l'innovation et à de meilleurs produits et services qui répondent aux besoins et préférences évolutifs des clients.
• Une bonne gestion du changement garantit que les modifications ne perturbent pas le service à la clientèle.

• Les avantages que retirent les employés d'un changement bien géré contribuent également au succès organisationnel, car les employés deviennent à l'aise avec les nouveaux outils et processus, adhèrent aux changements, et sont moins susceptibles de partir, ce qui aide à retenir les talents précieux. Les employés habitués au changement et équipés des bons outils s'adaptent également plus rapidement aux changements futurs.
• De même, les avantages pour les clients d'un changement efficace ont des effets d'entraînement positifs pour les entreprises. Une communication claire et des transitions fluides renforcent la confiance et la fidélité, car les clients voient l'organisation gérer les changements avec compétence. La mise en œuvre réussie de nouvelles technologies et processus peut mieux répondre aux besoins des clients, améliorant la réputation de l'entreprise.
• De plus, une gestion efficace du changement garantit :
  • L'alignement des initiatives de changement avec les objectifs stratégiques.
  • Des processus rationalisés et une meilleure utilisation des ressources, conduisant à une productivité et une efficacité accrues.
  • Des transitions fluides minimisant les temps d'arrêt et les perturbations.
  • L'identification précoce des problèmes potentiels, réduisant les coûts associés aux erreurs et aux reprises.
  • L'amélioration de la réputation de l'organisation auprès des parties prenantes grâce à la démonstration d'un leadership fort et d'une vision stratégique.
  • La capacité des organisations à réagir rapidement aux évolutions du marché, leur donnant un avantage concurrentiel.
  • Le développement d'une culture de confiance et de transparence qui encourage l'innovation et l'amélioration continue, stimulant la croissance à long terme.

Voici quelques-uns des problèmes courants qui surviennent lorsque la gestion du changement n'est pas bien menée :

• Les employés peuvent résister aux changements, ce qui entraîne un moral bas, une productivité réduite et un taux de rotation plus élevé. Des changements soudains ou mal gérés peuvent perturber les flux de travail et les processus, causant confusion et inefficacité ainsi que des niveaux élevés de stress et d'insatisfaction. Cela peut conduire au départ d'employés précieux, entraînant une perte de connaissances institutionnelles et d'expérience.
• Les perturbations dans le service, la qualité des produits ou le support client dues à un changement mal géré peuvent entraîner l'insatisfaction des clients et une perte d'activité.
• Les inefficacités, les reprises de travail et les retards causés par des changements non maîtrisés peuvent conduire à des coûts opérationnels plus élevés.
• Les initiatives de changement ont plus de chances d'échouer sans une gestion appropriée, ce qui entraîne un gaspillage de ressources et des opportunités manquées.
• L'échec dans la gestion efficace du changement peut nuire à la réputation de l'organisation auprès des parties prenantes, y compris les employés, les clients et les investisseurs.
• Ignorer la gestion du changement peut conduire à la non-conformité avec de nouvelles réglementations ou normes industrielles, entraînant des sanctions légales et des amendes.
• Les organisations qui échouent à gérer efficacement le changement peuvent prendre du retard sur leurs concurrents qui peuvent s'adapter plus rapidement et efficacement.

Les principes fondamentaux de la Gestion du Changement aident à développer et comprendre les plans de gestion du changement et comment ils affectent l'ensemble de l'entreprise.

Les Principes Fondamentaux que les cours Foundation et Practitioner APMG Change Management expliquent sont :

• Assurez-vous de comprendre votre organisation et la nature du changement, en adaptant votre approche pour qu'elle convienne. Si approprié, structurez votre approche de manière agile, lui permettant d'évoluer avec le changement.
• Reconnaissez les réponses humaines au changement et comment les gérer. Développez et maintenez la motivation à travers le changement et utilisez l'apprentissage pour développer les compétences des personnes.
• Établissez des attentes claires pour les sponsors du changement et autres dirigeants, en les aidant à fonctionner comme des leaders de changement efficaces. Maximisez le potentiel des équipes pour soutenir et conduire le changement.
• Planifiez et obtenez le soutien des parties prenantes. Utilisez divers canaux de communication pour engager les cœurs et les esprits.
• Développez des compétences professionnelles pour évaluer l'impact et la gravité des changements, traiter la résistance et utiliser efficacement l'analyse du changement.

Une gestion du changement réussie nécessite des modifications de comportements, il y a donc un accent significatif sur les personnes, la culture et les comportements nécessaires pour :

• préparer l'organisation,
• démontrer le changement,
• encourager l'adhésion,
• ancrer de nouvelles normes comportementales et attentes autour des conditions modifiées.

La gestion du changement organisationnel commence et se termine avec les individus impliqués, nécessitant une compréhension de la résistance, des routines de défense organisationnelles, des cultures dominantes et des processus d'engagement requis pour emmener les gens avec soi.

Une Formule du Changement (comme celle ci-dessous) aide également à décomposer et comprendre ce qui est nécessaire au sein de l'entreprise :

C=[ABD]>X

• C : Changement
• A : Niveau d'insatisfaction avec le statu quo
• B : Attrait du changement proposé ou de l'état final
• D : Praticité du changement (connaissance des prochaines étapes pratiques, risque et perturbation minimaux)
• X : « Coût » perçu du changement.

Pour s'assurer que la valeur est créée et maintenue à partir des initiatives de changement organisationnel, les bénéfices doivent être gérés tout au long de l'ensemble du cycle de vie de l'investissement. Ce cycle de vie comprend 4 étapes (comme référencé dans le Guide d'Étude de Gestion du Changement APMG) :

• Découverte (point de départ)
• Idées
• Action (Planifier, Faire, Réviser)
• Priorités

Les outils et modèles de gestion du changement sont essentiels pour gérer et mettre en œuvre efficacement le changement organisationnel. Ils fournissent des approches structurées et des cadres de travail qui guident le processus, le rendant plus systématique et gérable.

Le modèle Prosci® de gestion du changement est un cadre de travail largement utilisé. Le modèle est conçu pour aider les organisations à mettre en œuvre le changement en se concentrant sur les transitions individuelles. Le cœur de la méthodologie Prosci est le modèle ADKAR®, qui signifie Awareness (Conscience), Desire (Désir), Knowledge (Connaissance), Ability (Capacité) et Reinforcement (Renforcement).

Il y a aussi les trois niveaux d'adoption de Kelman qui se composent de :

• Conformité : « Je fais cela parce que je dois le faire »
• Identification : « Je comprends pourquoi nous faisons cela et l'impact de ne pas le faire »
• Intériorisation : « Cela fait maintenant partie de ma réflexion et influence mes décisions. Nous devrions trouver des moyens de le faire davantage/mieux »

Les approches de gestion du changement agile sont maintenant largement utilisées dans les stratégies de mise en œuvre réelles, en se concentrant sur la collaboration d'équipe et la communication efficace. Ces approches poussent les décisions tactiques vers le bas de la hiérarchie autant que possible, impliquent des versions fréquentes, anticipent le changement et mettent l'accent sur la nécessité d'inspecter et d'adapter le travail.

Une base solide de connaissances en gestion du changement est utile lors de l'utilisation de tous modèles ou outils, ce que notre cours Change Management Foundation peut fournir.

Un sponsor de gestion du changement joue un rôle crucial dans la mise en œuvre réussie du changement organisationnel. Le sponsor est généralement un dirigeant ou cadre supérieur au sein de l'organisation qui fournit l'autorité, les ressources et le soutien nécessaires pour mener l'initiative de changement.

Les managers de proximité, souvent appelés managers hiérarchiques ou cadres intermédiaires, jouent un rôle central dans le processus de gestion du changement. Leurs responsabilités impliquent de faire le lien entre l'orientation stratégique définie par les dirigeants et l'exécution opérationnelle par les employés. Il leur incombe de communiquer le changement, de le soutenir et de le défendre, et de gérer la résistance.

Les chefs de projet et les praticiens du changement ont des rôles distincts mais complémentaires dans la gestion du changement. Les deux sont essentiels pour s'assurer que les changements sont efficacement planifiés, mis en œuvre et maintenus.

Les chefs de projet élaborent des plans de projet détaillés, des calendriers et des échéanciers qui sont essentiels au suivi de l'avancement du projet. Les praticiens du changement évaluent la préparation d'une organisation au changement et développent des plans pour le faciliter. Les praticiens du changement se concentrent sur l'aspect humain du changement.

Créer une organisation prête au changement nécessite une approche stratégique qui intègre le développement de compétences en gestion du changement et la promotion d'une culture qui embrasse le changement. Cette stratégie devrait commencer par une évaluation approfondie de la culture organisationnelle actuelle et de la préparation au changement, en identifiant les lacunes et les domaines d'amélioration. Le leadership devrait défendre le changement en articulant une vision claire et en l'alignant avec les objectifs stratégiques de l'organisation.

Fournir des programmes de formation complets pour développer les compétences en gestion du changement dans l'organisation est essentiel. Une expérience pratique devrait être offerte par la participation à de vrais projets de changement, soutenue par le coaching et le mentorat de gestionnaires du changement expérimentés.

Des stratégies de communication efficaces devraient être mises en œuvre pour maintenir toutes les parties prenantes informées et engagées.

Le développement de compétences en gestion du changement devrait se concentrer sur l'amélioration du leadership et de l'influence, la communication efficace, la gestion des parties prenantes, la gestion de projet, la formation et le développement, la gestion de la résistance, et la durabilité.

Évaluer et affiner régulièrement les processus de gestion du changement basés sur les commentaires et les métriques de performance garantit que l'organisation reste agile et préparée pour les défis futurs.

En intégrant ces éléments dans le tissu organisationnel, une organisation prête au changement peut être cultivée, capable de prospérer au milieu d'un changement constant.

Gintare Geleziunaite est interrogée sur la façon de mener une stratégie de changement réussie.

Du défi de créer un plan de gestion du changement à partir de zéro dans une entreprise présente dans 108 pays à travers le monde, à la fourniture d'une orientation stratégique, d'une méthodologie et d'outils à une organisation de 250 000 personnes, Gintare partage les conseils que ces expériences l'ont aidée à apprendre.

En résumé, gérer efficacement le changement est essentiel pour le succès organisationnel et la résilience dans l'environnement commercial dynamique d'aujourd'hui.

Une gestion efficace du changement peut conduire à une mise en œuvre réussie de nouvelles initiatives, à une performance améliorée et à un avantage concurrentiel. Cependant, des risques tels que la résistance au changement, une communication inadéquate et une formation insuffisante peuvent entraver le succès des efforts de changement.

Pour développer une capacité de changement réussie, les organisations doivent intégrer la planification stratégique à l'exécution pratique. Cela comprend la définition d'une vision claire, l'alignement des initiatives de changement avec les objectifs organisationnels, l'investissement dans le développement des compétences et la promotion d'une culture qui embrasse le changement.

En équilibrant les aspects techniques et humains de la gestion du changement et en affinant continuellement les processus basés sur les commentaires et les indicateurs de performance, les organisations peuvent améliorer leur capacité à naviguer efficacement le changement, stimuler des résultats réussis et atteindre un succès à long terme.