Menedżer Zmian

Projekt i działania związane ze zmianą są często realizowane przez dwie różne strony i przy użyciu różnych metod.

Rzeczywista zmiana jest tworzona przez ekspertów, często zorganizowanych w zespoły projektowe, w skład których wchodzą deweloperzy IT, inżynierowie oprogramowania, eksperci HR zajmujący się reorganizacją organizacji, analitycy biznesowi, którzy oceniają skuteczność procesów oraz inni specjaliści, w zależności od rodzaju zmiany, którą staramy się osiągnąć. Niezależnie od pełnionej roli, ich celem jest stworzenie rezultatów zgodnie z technicznymi standardami jakości. Często są motywowani i/lub oceniani pod względem wydajności na podstawie swojej zdolności do dostarczania wyników na czas i w ramach budżetu z minimalną liczbą błędów.

Zmiana behawioralna może zostać osiągnięta tylko wtedy, gdy jednostki zdecydują, że zaczną robić rzeczy inaczej. Oznacza to, że za zmianę behawioralną odpowiedzialne są osoby, które muszą pracować w nowy sposób i włączyć namacalne zmiany do swoich metod pracy. To świadoma decyzja o „zapomnieniu" starych nawyków i rozpoczęciu praktykowania nowych sposobów pracy.

Zmianę behawioralną jest znacznie trudniej przewidzieć niż tworzenie namacalnych zmian, ponieważ jest to proces psychologiczny i emocjonalny, który nie przebiega w sposób liniowy. Każdy postrzega zmianę inaczej – niektórzy witają ją z entuzjazmem, pełni możliwości i korzyści, a inni widzą w niej zagrożenie dla swoich obecnych umiejętności i statusu.

Oznacza to, że osiągnięcie zmiany wymaga szerokiego zakresu ról, więc praca w obszarze zmian oznacza, że znajdujesz się w centrum swojej organizacji, co jest jednym z powodów, dla których ta praca jest tak fascynująca. Każdego dnia możesz pracować z kimś innym.

Istnieją dwie podstawowe cechy, które pozwolą Ci osiągnąć doskonałość jako Menedżer Zmian:

• Jest osobiście zaangażowany w zapewnienie sukcesu zmiany.
• Ma silne relacje i wysoki poziom wiarygodności wśród wszystkich osób, na które wpływa zmiana.

Niedawne badanie przeprowadzone przez Change Capability Community wykazało, że 37% respondentów uważało, iż ich największym wyzwaniem jest przytłaczająca liczba zmian zachodzących w ich organizacji. Globalne badanie Change Capability Survey z 2024 roku wykazało, że tylko 20% specjalistów od zarządzania zmianą wierzy, że ich organizacja ma wystarczające zasoby do zarządzania liczbą zachodzących zmian.

Przykład pierwszy

8.00: Odpowiedziałem na e-maile
9.00: Uczestniczyłem w spotkaniu zespołu projektowego, aby wysłuchać postępów i problemów związanych z rozwojem systemu, dowiedziałem się, że zespół potrzebuje walidacji niektórych danych, które wprowadzają do systemu
9.30: Spędziłem godzinę przy biurku, tworząc agendę i działania dla warsztatów projektowania procesów, oraz wysłałem agendę do wszystkich uczestników
10.30: Spotkanie z liderami zespołów, których zespoły są dotknięte przez nowy system - przekazałem im aktualizację dotyczącą problemów z systemem, podzieliłem się prośbą o walidację danych, poprosiłem o ochotników do pomocy zespołowi projektowemu
11.00: Miałem spotkanie ze Sponsorem, uzgodniliśmy, że Sponsor weźmie udział w pierwszych 10 minutach warsztatów, aby podkreślić wagę tworzenia nowych, usprawnionych przepływów pracy i maksymalnego wykorzystania systemu
11.30: Przepisałem wyniki z flipchartów z poprzednich warsztatów, stworzyłem wizualizacje, aby uchwycić ich pomysły i dodałem notatki, aby zapewnić jasność wszystkich kroków procesu
13.30: Lunch i nieformalne spotkanie z kolegami
14.30: E-maile
15.30: Spędziłem godzinę przy biurku, wysyłając e-maile z podziękowaniami za udział w poprzednich warsztatach oraz podając link do materiałów do przejrzenia i walidacji
16.30: Więcej e-maili i planowanie następnego dnia.

Przykład drugi

8.30: Ogólne zadania administracyjne, odpowiedzi na e-maile i wiadomości w Teams
9.30: Nieformalne spotkanie z zespołem
10.00: Praca nad komunikacją z interesariuszami
10.30: Udział w spotkaniu Project Manager dotyczącym projektów IT
11.00: Skoncentrowana praca nad strategią
12.30: Spacer i lunch
1.00: Wewnętrzny post w mediach społecznościowych na temat szkoleń Change
1.30: Przygotowanie i sprawdzenie techniczne do spotkania sieci Change and Engagement
2.00: Prowadzenie godzinnego spotkania sieciowego
3.00: Podsumowanie i kontynuacja kwestii i pytań z spotkania
3.30: Przegląd planu pracy na koniec kwartału w celu upewnienia się, że wszystkie obiecane rzeczy zostały dostarczone lub sporządzono notatki wyjaśniające.

Menedżerowie zmian są niezbędni do zapewnienia realizacji oczekiwanych korzyści z każdej zmiany. To dobry punkt wyjścia, ale nasz wkład jest znacznie większy.

Korzyści z uzyskania akredytacji

1. Zwiększona Zatrudnialność: Uzyskanie kwalifikacji demonstruje kompetencje i zwiększa pewność siebie w trudnych czasach.
2. Pewność w Roli: Masz lepsze zrozumienie kontekstu swojej pracy, co oznacza, że jesteś pewny tego, co musisz osiągnąć i wartości, którą tworzysz.
3. Lepsze Wykonywanie Pracy: Lepsza komunikacja, zwiększony wpływ i wiarygodność prowadzą do bardziej udanych zmian, co oznacza, że wywiązujesz się ze swojego opisu stanowiska i zyskujesz szacunek kolegów.
4. Znaczący Wkład w Pracę: Uczestnictwo w znaczących zmianach i pozostawienie dziedzictwa udanych projektów wzmacnia Twój profesjonalny profil.
5. Wzmocnione Leadership: Poszerzona wiedza i doświadczenie czynią Cię bardziej przekonującym i wiarygodnym, umożliwiając lepsze kierowanie innymi.
6. Osiągnięcie Celów Osobistych: Uczestnictwo w szkoleniach i uzyskiwanie międzynarodowo uznawanych akredytacji pomaga w osiągnięciu osobistych celów kariery, podnosi kwalifikacje na przyszłe możliwości.
7. Rozwój Osobisty: Jako akredytowany specjalista ds. zmian zwiększasz swoją wiarygodność wśród osób dotkniętych zmianą i masz satysfakcję z rozwijania się, aby uczyć się więcej i robić więcej, zdobywając cenne doświadczenie, które zwiększa Twoją zatrudnialność.

8. Empatia i zrozumienie: Większa empatia wobec perspektyw innych zwiększa twoją zdolność do budowania relacji opartych na zaufaniu i zmniejsza opór wobec zmian. To redukuje stres i tarcia związane z przyjmowaniem nowych sposobów pracy.
9. Gotowość na przyszłość: Rozwijanie odpowiednich umiejętności i wiedzy przygotowuje cię na przyszłe wyzwania i możliwości. Jest to szczególnie ważne, ponieważ praca ciągle się zmienia, a także ze względu na nowe role, które pojawiają się w rezultacie wdrażania AI i zwiększonej cyfryzacji.
10. Zdolność adaptacji: Twoja umiejętność rozumienia zmian i sposobów ich osiągania oznacza, że jesteś w najlepszej pozycji, aby szybko i skutecznie reagować na transformację zachodzącą w twojej organizacji.

Menedżerowie zmian muszą dawać przykład. Zmiana oznacza uczenie się nowych sposobów pracy, więc istnieje ścisłe powiązanie między naszą pracą a uczeniem się i rozwojem. Musimy budować programy szkoleniowe, aby pomóc tym, których dotykają zmiany, nauczyć się nowych procedur, systemów i technik. Aby być autentycznym liderem, musimy pokazać, że również jesteśmy gotowi uczyć się nowych rzeczy, więc wyniki tego najnowszego badania społeczności Change Capability Community pokazującego, jak niedawno Menedżerowie zmian w tej społeczności zaktualizowali swoje kwalifikacje, nie są zaskoczeniem:

• 59% w ostatnim roku
• 12% w ostatnich 2 latach
• 10% w ostatnich 3 latach
• 19% więcej niż 3 lata temu.