Agentów Zmiany Agile na ratunek!

Skuteczne zarządzanie zmianą i praca w metodyce Agile wymagają budowania szerokiej sieci ludzi, którzy mogą inicjować i wspierać procesy zmian. Rozumieją oni potrzebę zmian i posiadają kompetencje niezbędne do skutecznego wsparcia ludzi we wdrażaniu nowych rozwiązań.

Te osoby pochodzą z różnych poziomów organizacji, wykonując na co dzień różne zadania. Zaliczają się do nich liderzy, kierownicy jednostek organizacyjnych, eksperci dziedzinowi, specjaliści, członkowie zespołów projektowych, konsultanci... Można ich zbiorczo nazwać Agile Change Agents.

Jak wie każdy dobry menedżer projektu czy zmian, wdrażanie zmian rzadko (jeśli w ogóle!) jest łatwe. Zazwyczaj na tej drodze pojawia się wiele przeszkód; wyzwania, z którymi kluczowe jest skuteczne radzenie sobie, jeśli projekt czy inicjatywa zmian ma ostatecznie okazać się sukcesem.

W tym artykule przyglądamy się, jak kurs Agile Change Agent radzi sobie z niektórymi typowymi wyzwaniami zarządzania projektami i zmianami.

Dziś planowanie zmian staje się coraz bardziej wyzwaniem. Z jednej strony w każdej firmie potrzebne jest strategiczne planowanie zmian organizacyjnych, które pomoże opanować chaos i umożliwi przygotowanie projektów, płynne angażowanie interesariuszy oraz odpowiednią strategię komunikacji. Z drugiej strony organizacje zmieniają się tak szybko, że często brakuje czasu na budowanie długoterminowych wizji i koalicji, które miałyby je wspierać.

Zmiany muszą być wdrażane szybko. Wymagana jest kreatywność, ponieważ standardowe sposoby działania często już nie mają zastosowania. W tej sytuacji liderzy muszą w pełni rozumieć koncepcję zwinnego planowania zmian na wszystkich poziomach: programów, projektów i prostszych inicjatyw.

Warsztat Agile Change Agent wprowadza koncepcję Mapy Drogowej zamiast szczegółowych planów. Mapa Drogowa zapewnia, że inicjatywa zmiany jest zorganizowana na wysokim poziomie ogólności, ze świadomością jej nadrzędnego celu. Jednocześnie pozostawia dużo swobody w opracowywaniu rozwiązania i pozwala na korekty kursu. Etapy inicjatywy są zatem kolejnymi iteracjami, kończącymi się wdrożeniem działającej części rozwiązania, która dostarcza planowane korzyści.

Mapa Drogowa może mieć zastosowanie do pojedynczego zadania, projektu lub zakresu projektów. Umożliwia również integrację różnych metod i najlepszych praktyk zarządzania, takich jak PRINCE2, AgilePM, AgilePgM i MSP. W tym sensie Mapa Drogowa oferuje niezwykle wszechstronne podejście, otwarte na różne metodologie zarządzania, jednocześnie umożliwiając zwinne, przyrostowe planowanie.

Kluczowe narzędzia Agile Change Agent w tym obszarze: Mapa Drogowa.

Istnieje kilka kluczowych warunków, aby planowanie Mapy Drogowej przebiegało pomyślnie. Szybsze, bardziej efektywne realizacje nie są tak bardzo rezultatem bardziej intensywnej pracy i wielkiego zaangażowania całych zespołów, jak są rezultatem skutecznej komunikacji. Aby komunikacja była skuteczna, wymagane jest odpowiednie zaangażowanie wszystkich uczestników inicjatywy zmiany. Bez zaangażowania nie będzie sukcesu, ale jest to również trudne (jeśli nie niemożliwe), jeśli próbujesz to osiągnąć tylko z pozycji autorytetu; wydając polecenia zamiast konstruktywnego angażowania się z członkami zespołu i innymi interesariuszami.

Zaangażowanie wszystkich uczestników to podstawowa zasada podejść i inicjatyw zwinnych. Dlatego skuteczna komunikacja to więcej niż tylko wyczerpująca informacja. To cały system zarządzania, wzmacniający wewnętrzną motywację w zespole do uczestniczenia w zmianach, w przeciwieństwie do narzucania im zmian.

Rolą Agentów Zmiany Agile jest praca z ludźmi - na wszystkich poziomach inicjatywy zmiany - poprzez aktywne słuchanie i promowanie kultury informacji zwrotnej. Przejawem budowania skutecznej komunikacji jest integrowanie inicjatyw zmiany z dobrze rozumianymi celami biznesowymi.

Kluczowe narzędzia Agenta Zmiany Agile w tym obszarze: Uzasadnienie Biznesowe; Strategia Zarządzania Zmianą; Plan Zarządzania Zmianą; Plan Komunikacji; Aktywne Słuchanie, Informacja Zwrotna.

Jeśli inicjatywy zmian są dobrze uzasadnione, a projekty mają sens z perspektywy ich uczestników, zwiększa się prawdopodobieństwo skutecznego zarządzania oporem wobec zmian. Należy jednak pamiętać, że ten opór jest do pewnego stopnia ludzką naturą. Agile Change Agent rozumie naturalnie występujący opór i jest w stanie oferować wsparcie osobom doświadczającym zmiany.

Skuteczni agenci zmian muszą być zaznajomieni z podstawowymi koncepcjami uczenia się, ponieważ zmiany organizacyjne mogą ciągle zmuszać uczestników (klientów lub współpracowników) do adaptacji do nowych sytuacji i ciągłego uczenia się nowych sposobów działania. Wiąże się to z wyjściem ze strefy komfortu, co powoduje okresowe poczucie spadku skuteczności i poziomu pewności siebie.

Rola Agile Change Agent w przygotowywaniu ludzi do radzenia sobie z tymi okresowymi stanami jest nieoceniona. W środowisku, które pozwala na podejmowanie ryzyka, akceptowanie możliwości popełniania błędów, chęć wykorzystywania własnej kreatywności i innowacyjności, wydajność jest często znacznie większa. To właśnie takie nastawienie i atmosfera pracy umożliwia niektórym organizacjom skuteczniejszą adaptację w odpowiedzi na presję częstych zmian w otoczeniu.

Kluczowe narzędzia Agile Change Agent w tym obszarze: Aktywne Słuchanie; Informacja Zwrotna.

Jeśli chcemy, aby inicjatywa zmiany zmieniła kierunek w sposób, który pozwoli jej na ciągłe utrzymywanie zgodności z celami biznesowymi, musimy zaprosić interesariuszy do współpracy w ciągłym przeglądaniu pierwotnych założeń i konfrontowaniu ich ze zmieniającymi się potrzebami organizacji.

Interesariusze ci obejmują zarówno tych, którzy czerpią korzyści ze zmiany, jak i tych, którzy aktywnie pracują nad rozwiązaniem, lub którzy po prostu muszą zmienić swoje własne sposoby działania.  Mądrym podejściem jest przyjęcie szerokiej perspektywy współpracy ze wszystkimi obszarami, które będą dotknięte skutkami zmiany. Zaproszenie do współpracy można zrealizować poprzez szerokie wykorzystanie informacji zwrotnej oraz zapewnienie możliwości regularnego i ciągłego dialogu.

Rola liderów również się zmienia, od podejścia odgórnego do tworzenia warunków dla uprawnionych zespołów & jednostek, jednocześnie zapewniając dostępność odpowiedniego i niezbędnego wsparcia. Dla wielu organizacji wymaga to całkowitej ponownej oceny podejścia do zarządzania, od takiego, które jest nakazowe, do takiego, które daje uprawnienia i wspiera kreatywność oraz innowacyjność. Agile Change Agent to rola, która doskonale rozumie te warunki i posiada kompetencje facylitatora i trenera.

Kluczowe narzędzia Agile Change Agent w tym obszarze: Ustalanie Priorytetów Wymagań - MoSCoW; Kwestionariusz Identyfikacji Korzyści; Mapa Społeczności; Kwestionariusz Motywacji.

Kluczową rolą Agile Change Agent jest skuteczne angażowanie interesariuszy w inicjatywy zmian. Jakość tego zaangażowania często determinuje skuteczność wdrażanego rozwiązania i/lub zmiany.  Potrzebna jest wysoka wrażliwość, ponieważ grupa interesariuszy może mieć różne wymagania i perspektywy. Z jednej strony nie powinieneś zbytnio rozszerzać tej grupy, ale z drugiej strony musisz zapewnić, że wszyscy istotni interesariusze są skutecznie zaangażowani i przyjąć najbardziej odpowiednie strategie.

Wybór odpowiedniej strategii zaangażowania zaczyna się od przeprowadzenia analizy interesariuszy, ich klasyfikacji, a na końcu zaproponowania odpowiedniego (i niezbędnego) podejścia do komunikacji i zaangażowania.

Narzędzia Agile Change Agent w tym obszarze: Ocena Osobista; Kwestionariusz Reakcji Emocjonalnych; Przywództwo Osobiste; Samokontrola; Komunikacja Empatyczna; Środowisko Podtrzymujące.

Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o kursie i certyfikacji Agile Change Agent.

Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o Asseco Data Systems.