Agenti del Cambiamento Agile al salvataggio!
Una gestione efficace del cambiamento e il lavoro Agile richiedono la costruzione di un'ampia rete di persone in grado di avviare e supportare i processi di cambiamento. Esse comprendono la necessità del cambiamento e possiedono le competenze necessarie per supportare efficacemente le persone nell'implementazione di nuove soluzioni.
Questi individui provengono da diversi livelli dell'organizzazione, svolgendo quotidianamente compiti differenti. Includono leader, responsabili di unità organizzative, esperti di settore, specialisti, membri del team di progetto, consulenti... Collettivamente possono essere chiamati Agile Change Agents.
Come sa bene qualsiasi project manager o responsabile del cambiamento esperto, implementare il cambiamento è raramente (se mai lo è!) facile. Di solito ci sono diversi ostacoli lungo il percorso; sfide che è fondamentale affrontare efficacemente se si vuole che un progetto o un'iniziativa di cambiamento si dimostri alla fine di successo.
In questo approfondimento, esaminiamo come il corso Agile Change Agent affronta alcune sfide comuni nella gestione di progetti e del cambiamento.
Agenti del Cambiamento Agile vs pianificazione
Oggi, pianificare il cambiamento sta diventando sempre più sfidante. Da un lato, c'è la necessità di una pianificazione strategica del cambiamento organizzativo in ogni azienda per aiutare a controllare il caos e consentire la preparazione dei progetti, un coinvolgimento fluido degli stakeholder e una strategia di comunicazione appropriata. Dall'altro lato, le organizzazioni cambiano così rapidamente che spesso non c'è tempo sufficiente per costruire visioni a lungo termine e coalizioni per sostenerle.
I cambiamenti devono essere implementati rapidamente. È richiesta creatività poiché i modi standard di fare le cose spesso non si applicano più. In questa situazione, i leader devono comprendere appieno il concetto di pianificazione agile del cambiamento a tutti i livelli: programmi, progetti e iniziative più semplici.
Il workshop Agile Change Agent introduce il concetto di Roadmap invece di piani dettagliati. La Roadmap assicura che un'iniziativa di cambiamento sia organizzata ad un alto livello di generalità, con la consapevolezza del suo scopo complessivo. Allo stesso tempo, lascia molta libertà nello sviluppo della soluzione e consente correzioni di rotta. Le fasi dell'iniziativa sono quindi iterazioni successive, che terminano con l'implementazione della parte funzionante della soluzione che fornisce i benefici pianificati.
La Roadmap può applicarsi a un singolo compito, progetto o a una gamma di progetti. Consente inoltre l'integrazione di diversi metodi e migliori pratiche gestionali come PRINCE2, AgilePM, AgilePgM e MSP. In questo senso, la Roadmap offre un approccio estremamente versatile, aperto a diverse metodologie gestionali, consentendo al contempo una pianificazione agile e incrementale.
Strumenti chiave di Agile Change Agent in quest'area: Roadmap.
Agenti del Cambiamento Agile vs comunicazione
Esistono diverse condizioni chiave perché la pianificazione della Roadmap avvenga con successo. Consegne più rapide ed efficienti non sono tanto il risultato di un lavoro più intenso e della grande dedizione di interi team, quanto piuttosto il risultato di una comunicazione efficace. Perché la comunicazione sia efficace, è necessario il coinvolgimento appropriato di tutti i partecipanti nell'iniziativa di cambiamento. Senza coinvolgimento non ci sarà successo, ma è anche difficile (se non impossibile) se si cerca di ottenerlo solo da una posizione di autorità; dando istruzioni piuttosto che impegnarsi in modo costruttivo con i membri del team e altri stakeholder.
Il coinvolgimento di tutti i partecipanti è un principio fondamentale negli approcci e nelle iniziative agile. Pertanto, la comunicazione efficace è più di una semplice informazione completa. È un intero sistema di gestione, che rafforza la motivazione interna del team a partecipare ai cambiamenti, invece di subire cambiamenti imposti dall'esterno.
Il ruolo di un Agile Change Agent è lavorare con le persone - a tutti i livelli dell'iniziativa di cambiamento - ascoltando attivamente e promuovendo una cultura del feedback. Una manifestazione della costruzione di una comunicazione efficace è l'integrazione delle iniziative di cambiamento con obiettivi aziendali ben compresi.
Strumenti chiave dell'Agile Change Agent in quest'area: Business Case; Strategia di Change Management; Piano di Change Management; Piano di Comunicazione; Ascolto Attivo, Feedback.
Agenti del Cambiamento Agile vs. resistenza al cambiamento
Se le iniziative di cambiamento sono ben fondate e i progetti hanno senso dal punto di vista dei loro partecipanti, aumenta la probabilità di gestire con successo la resistenza al cambiamento. Tuttavia, è importante ricordare che questa resistenza è, in una certa misura, natura umana. Un Agile Change Agent comprende la resistenza che si verifica naturalmente ed è in grado di offrire supporto a coloro che vivono il cambiamento.
Gli agenti del cambiamento di successo devono avere familiarità con i concetti di apprendimento di base poiché il cambiamento organizzativo può costantemente costringere i partecipanti (clienti o colleghi) ad adattarsi a nuove situazioni e ad apprendere continuamente nuovi modi di fare le cose. Questo comporta l'uscire dalla propria zona di comfort, dando origine a un senso periodico di declino nell'efficacia e nei livelli di fiducia.
Il ruolo dell'Agile Change Agent nel preparare le persone ad affrontare questi stati periodici è inestimabile. In un ambiente che consente di correre rischi, accettando la possibilità di commettere errori, la volontà di utilizzare la propria creatività e innovazione, la performance è spesso molto maggiore. È proprio questo atteggiamento e questa atmosfera lavorativa che consente ad alcune organizzazioni di adattarsi più efficacemente in risposta alla pressione dei frequenti cambiamenti nell'ambiente.
Strumenti chiave dell'Agile Change Agent in quest'area: Ascolto Attivo; Feedback.
Agenti del Cambiamento Agile vs Collaborazione
Se vogliamo che un'iniziativa di cambiamento modifichi la sua rotta in modo da mantenere continuamente l'allineamento con gli obiettivi aziendali, dobbiamo invitare gli stakeholder a collaborare nella revisione continua delle ipotesi originali e nel confrontarle con le esigenze in evoluzione dell'organizzazione.
Questi stakeholder spaziano da coloro che beneficiano del cambiamento a coloro che stanno attivamente lavorando sulla soluzione, o che semplicemente devono cambiare i propri modi di operare. È saggio adottare un approccio ampio nel lavorare con tutte le aree che saranno interessate dai risultati del cambiamento. L'invito a collaborare può essere fatto facendo ampio uso del feedback e garantendo opzioni per un dialogo regolare e continuo.
Anche il ruolo dei leader sta cambiando, da un approccio dall'alto verso il basso alla creazione di condizioni per team e individui responsabilizzati, garantendo al contempo che sia disponibile il supporto pertinente e necessario. Per molte organizzazioni questo richiede una rivalutazione completa dell'approccio gestionale, da uno prescrittivo a uno di responsabilizzazione che supporta creatività e innovazione. L'Agile Change Agent è un ruolo che comprende perfettamente queste condizioni e possiede le competenze di un facilitatore e coach.
Strumenti chiave dell'Agile Change Agent in quest'area: Prioritization of Requirements - MoSCoW; Benefits Identifying Questionnaire; Community Map; Motivation Questionnaire.
Agenti del Cambiamento Agile vs Stakeholder Engagement
Il ruolo fondamentale di un Agile Change Agent è quello di coinvolgere efficacemente gli stakeholder nelle iniziative di cambiamento. La qualità di questo coinvolgimento spesso determina l'efficacia della soluzione e/o del cambiamento che viene implementato. È necessario un alto grado di sensibilità, poiché un gruppo di stakeholder può avere requisiti e prospettive differenti. Da un lato non si dovrebbe espandere troppo questo gruppo, ma dall'altro lato bisogna assicurarsi che tutti gli stakeholder rilevanti siano efficacemente coinvolti e adottare le strategie più appropriate.
Selezionare una strategia di coinvolgimento appropriata inizia con il condurre un'analisi degli stakeholder, classificare gli stakeholder, e infine proporre l'approccio appropriato (e necessario) alla comunicazione e al coinvolgimento.
Gli strumenti dell'Agile Change Agent in quest'area: Valutazione Personale; Questionario sulla Risposta Emotiva; Leadership Personale; Autocontrollo; Comunicazione Empatica; Ambiente di Sostegno.
