Qu'est-ce qu'un dossier d'affaires de projet ?

Dans le monde effréné de la gestion de projet, disposer d'une base solide est essentiel pour réussir. L'un des éléments les plus critiques de cette base est le dossier d'affaires du projet. Mais qu'est-ce qu'un dossier d'affaires de projet exactement, et pourquoi est-il crucial pour une gestion de projet efficace ?

Dans ce blog, nous discuterons des composants clés d'un dossier d'affaires de projet, de son importance, de la façon d'en rédiger un et fournirons des conseils pratiques pour vous guider dans la rédaction de votre premier dossier d'affaires.

Bien que cet article traite des cas d'affaires de projets, des sommes énormes sont investies dans des projets, programmes et initiatives de changement dans tous les secteurs et industries, les cas d'affaires servant généralement de catalyseur pour le changement et l'investissement. Les preuves indiquent que les projets et programmes (ou schémas) qui ne sont pas bien délimités et planifiés échoueront. Par conséquent, les informations contenues dans cet article sont pertinentes tant pour les projets que pour les programmes.

Le Cas d'Affaires fournit :

• la justification du schéma
• les objectifs du schéma
• l'évaluation des options pour le schéma
• la base pour le suivi et l'évaluation du schéma, et
• les retours d'expérience pour l'amélioration future.

'ROAMEF' est l'acronyme bien connu pour cela.

Un cas d'affaires fournit une structure solide qui donne l'assurance que l'initiative a été correctement délimitée, planifiée et peut être livrée avec succès. Ceci est particulièrement important car souvent une nouvelle initiative, ou projet, nécessitera un investissement significatif en ressources, temps et finances pour être réalisé, donc un résultat positif est crucial.

Un dossier d'affaires de projet est un document formel qui présente la justification pour entreprendre un projet. Il sert d'outil d'aide à la décision qui fournit des preuves aux parties prenantes concernant la viabilité d'un programme ou projet et son alignement avec la stratégie organisationnelle. Le dossier d'affaires explique les raisons de procéder, les bénéfices qu'il est censé apporter, les options considérées et les implications financières.

Le gouvernement britannique a développé le Modèle à Cinq Cas qui fournit des orientations pour le secteur public afin de s'assurer que les projets offrent un rapport qualité-prix et mènent à des bénéfices solides et des résultats positifs. Cette orientation est également pertinente pour le secteur privé et la formation 'Better Business Cases', basée sur cette méthodologie, est disponible dans le monde entier.

À la base, le dossier d'affaires répond aux questions clés concernant l'opportunité ou le problème que le projet proposé va adresser et à quel point le projet sera difficile. Le Modèle à Cinq Cas pose spécifiquement ces cinq questions :

Un dossier d'affaires bien préparé apporte clarté et orientation, permettant aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées. Ce n'est pas seulement un document ; c'est un récit qui communique l'importance et la faisabilité du programme ou du projet.

Examinons l'importance d'un dossier d'affaires de projet.

Après la définition et la planification de haut niveau du programme avec les parties prenantes clés, le dossier d'affaires est simplement le référentiel de base de preuves, généralement requis à des fins d'approbation, pour établir :

1. Alignement avec les objectifs organisationnels : Un dossier d'affaires fournit un alignement stratégique et un argumentaire convaincant pour l'intervention et le changement.
2. Prise de décision éclairée : Le dossier d'affaires fournit aux parties prenantes toutes les informations nécessaires, leur permettant de sélectionner l'option offrant la valeur sociale et de bien-être optimale pour la mise en œuvre du programme.
3. Allocation des ressources : En détaillant les avantages et coûts attendus, le dossier d'affaires aide les organisations à allouer les ressources efficacement. Cela donne confiance que le projet peut être livré avec succès par l'organisation avec les ressources disponibles.
4. Gestion des risques : Un dossier d'affaires bien construit inclut une évaluation des risques, identifiant les défis potentiels et leur impact. Cette approche proactive aide à atténuer les risques avant qu'ils ne s'intensifient.
5. Stakeholder Engagement : Le dossier d'affaires est un outil essentiel pour impliquer les parties prenantes. En communiquant les avantages du projet, il renforce le soutien et l'engagement de ceux qui sont impliqués.
6. Mesure de la performance : Une fois le projet en cours, le dossier d'affaires sert de point de référence pour mesurer la performance par rapport aux résultats attendus.
7. Gestion efficace du changement : Un dossier d'affaires bien défini peut aider à gérer le changement au sein d'une organisation en communiquant clairement le besoin du programme/projet et ses avantages anticipés.

La rédaction d'un dossier d'affaires implique plusieurs étapes clés pour s'assurer qu'il soit complet et persuasif. Cela nécessite des recherches approfondies et une réflexion minutieuse avant que le dossier d'affaires puisse être rédigé et présenté. Voici les étapes clés du processus :

• Définir clairement le problème ou l'opportunité que le dossier d'affaires va traiter.
• Rassembler des données et des preuves pertinentes pour justifier la nécessité d'agir.

• Analysez la situation actuelle, y compris les facteurs internes et externes.
• Utilisez des outils comme l'analyse SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces) pour comprendre le contexte.

• Définir des objectifs clairs et mesurables que la solution proposée vise à atteindre.
• S'assurer que ces objectifs s'alignent avec l'orientation stratégique globale de l'organisation.

• Identifier plusieurs solutions potentielles au problème ou à l'opportunité.
• Évaluer chaque option en fonction de critères tels que la faisabilité, le coût, les avantages et les risques.

• Sélectionnez l'option la plus viable et fournissez une justification solide pour ce choix.
• Incluez des preuves et des données à l'appui pour étayer votre recommandation.

• Décrivez les étapes nécessaires à la mise en œuvre de la solution choisie.
• Incluez un calendrier, l'allocation des ressources et les jalons clés.

• Effectuer une analyse coût-bénéfice détaillée.
• Inclure les coûts projetés, les économies et le retour sur investissement (ROI).

• Identifier les risques potentiels associés à la solution proposée.
• Élaborer des stratégies pour atténuer ces risques.

• Résumez les points clés de l'analyse de rentabilité, y compris le problème, la solution proposée, les avantages et l'analyse financière.
• Soyez concis et convaincant pour capter l'attention des décideurs.

• Examinez l'ensemble du dossier d'affaires pour en vérifier la clarté, l'exactitude et l'exhaustivité.
• Sollicitez les commentaires des parties prenantes et apportez toutes les révisions nécessaires.

• Préparez une présentation pour communiquer l'analyse de rentabilité aux décideurs.
• Mettez en évidence les points clés et soyez prêt à répondre aux questions.

La rédaction de votre premier dossier d'opportunité peut être une tâche intimidante. Cependant, suivre ces conseils peut aider à simplifier le processus :

1. Connaissez votre public : Adaptez votre dossier d'opportunité aux intérêts et préoccupations spécifiques de vos parties prenantes. Comprendre leur perspective vous aidera à présenter un argument plus convaincant.
2. Utilisez un langage clair et concis : Évitez le jargon et un langage trop complexe. Votre objectif est de communiquer efficacement, donc la clarté est essentielle.
3. Étayez vos affirmations avec des données : Utilisez des données, des statistiques et des études de cas pour soutenir votre dossier d'opportunité. Les arguments fondés sur des preuves sont plus persuasifs.
4. Soyez réaliste : Bien qu'il soit essentiel de mettre en évidence les avantages du projet, soyez honnête concernant les risques et les défis. Les parties prenantes apprécient la transparence.
5. Impliquez les parties prenantes tôt : Impliquez les principales parties prenantes dès le début du processus pour recueillir leurs contributions et obtenir leur adhésion. Cette approche collaborative peut mener à un dossier d'opportunité plus solide.
6. Révisez et modifiez : N'hésitez pas à réviser votre dossier d'opportunité plusieurs fois. Sollicitez les commentaires de collègues ou de mentors pour améliorer la clarté et l'efficacité.
7. Utilisez des éléments visuels : Utilisez des graphiques, des diagrammes et des tableaux pour présenter les données et informations de manière visuelle. Les éléments visuels peuvent rendre les informations complexes plus digestes.
8. Soyez spécifique : Évitez les déclarations vagues. Fournissez des détails spécifiques concernant les coûts, les échéanciers et les résultats attendus.
9. Considérez les alternatives : Discutez des solutions alternatives et pourquoi elles n'ont pas été sélectionnées. Cela démontre un examen approfondi des options.
10. Suivez un modèle : Utiliser un modèle de dossier d'opportunité peut aider à garantir que vous couvrez tous les composants nécessaires. Les modèles fournissent une structure et font gagner du temps.

Pour un soutien supplémentaire, vous pourriez consulter les ressources suivantes :

• Publications sectorielles comme le guide Green Book du gouvernement britannique sur les options et l'évaluation des investissements. Il existe également une newsletter gratuite.
• Organisations professionnelles  offrent l'opportunité de réseauter avec d'autres professionnels.
• Formation et certification sur les dossiers d'opportunité sont disponibles via des plateformes en ligne comme Coursera, Udemy, LinkedIn Learning et FutureLearn. Un programme de formation professionnelle et certification, basé sur le Green Book du gouvernement britannique, est également disponible.

Le dossier d'affaires n'est pas un document statique ; c'est un référentiel vivant qui guide le projet tout au long de son cycle de vie. Voici comment et quand il est utilisé :

1. Lancement du projet : Le dossier d'affaires sert de fondement au lancement du projet. Il fournit la justification pour aller de l'avant et définit le cadre de planification.
2. Examen et approbation : Le dossier d'affaires est présenté aux décideurs pour examen et approbation. Leurs commentaires peuvent conduire à des révisions ou à des évaluations supplémentaires.
3. Planification du projet : Pendant la planification du projet, le dossier d'affaires oriente l'allocation des ressources, les échéanciers et les stratégies de gestion des risques.
4. Suivi de la performance : Le dossier d'affaires fournit des références pour mesurer les progrès du projet par rapport aux bénéfices et coûts attendus. Des examens réguliers assurent l'alignement avec les objectifs initiaux.
5. Communication avec les parties prenantes : Le dossier d'affaires sert de point de référence pour la communication continue avec les parties prenantes, aidant à maintenir tout le monde informé et engagé.
6. Évaluation post-projet : Après l'achèvement du projet, le dossier d'affaires est utilisé pour évaluer le succès du projet par rapport aux buts et objectifs initiaux. Cette évaluation informe les projets futurs et améliore l'apprentissage organisationnel.

Pour illustrer l'importance d'un dossier commercial bien structuré, explorons une brève étude de cas.

Une entreprise de taille moyenne a identifié des inefficacités dans ses processus de service client en raison d'une technologie obsolète. L'équipe de direction a décidé de créer une analyse de rentabilité pour mettre en œuvre un nouveau système CRM.

• Résumé exécutif : Le résumé exécutif a mis en évidence la nécessité d'améliorer le service client et le potentiel d'augmentation des ventes grâce à un meilleur engagement client.
• Description du problème : La description du problème a exposé les défis rencontrés avec le système existant, notamment les temps de réponse lents et une gestion des données défaillante.
• Solution proposée : La solution proposée était un nouveau système CRM qui s'intégrerait avec les outils existants et fournirait des informations client améliorées.
• Analyse coûts-bénéfices : L'équipe a estimé les coûts du nouveau système par rapport aux augmentations potentielles de revenus grâce à une meilleure satisfaction client.
• Évaluation des risques : L'évaluation des risques a identifié les défis potentiels de mise en œuvre et proposé une formation pour le personnel comme stratégie d'atténuation.
• Calendrier de mise en œuvre : Un calendrier détaillé pour l'acquisition, la mise en œuvre et la formation du personnel d'un nouveau système CRM a montré à quelle vitesse les bénéfices pourraient être observés.
• Conclusion : La conclusion a fourni un résumé concis du problème avec la situation actuelle et une solution, décrivant les risques, les bénéfices et les ressources impliqués.

Grâce à l'analyse de rentabilité, l'équipe de direction a obtenu l'approbation du projet, menant à une mise en œuvre CRM réussie qui a considérablement amélioré le service client et stimulé les ventes.

Un cas d'affaires de projet est un outil essentiel en gestion de projet. Il fournit le cadre nécessaire pour justifier un projet, éclairer la prise de décision et guider l'exécution. Il garantit également que le projet est viable avant le début de tout travail, augmentant ainsi les chances de réussite du projet. En comprenant ses composantes et en suivant les meilleures pratiques, vous pouvez créer un cas d'affaires convaincant qui résonne avec les parties prenantes.

Alors que vous vous lancez dans la rédaction de votre premier cas d'affaires, n'oubliez pas d'utiliser les conseils décrits dans ce blog et de créer un cas d'affaires solide qui non seulement justifie votre programme ou projet, mais prépare également le terrain pour son exécution réussie.