Czym jest uzasadnienie biznesowe projektu?

W szybko zmieniającym się świecie zarządzania projektami, posiadanie solidnych fundamentów jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Jednym z najważniejszych elementów tych fundamentów jest uzasadnienie biznesowe projektu. Ale czym dokładnie jest uzasadnienie biznesowe projektu i dlaczego jest ono kluczowe dla skutecznego zarządzania projektami?

W tym blogu omówimy kluczowe komponenty uzasadnienia biznesowego projektu, jego znaczenie, sposób jego sporządzania oraz przedstawimy praktyczne wskazówki, które poprowadzą Cię przez proces pisania Twojego pierwszego uzasadnienia biznesowego.

Chociaż ten artykuł omawia biznesplany projektów, ogromne sumy pieniędzy są inwestowane w projekty, programy i inicjatywy zmian we wszystkich sektorach i branżach, przy czym biznesplany zazwyczaj działają jako katalizator zmian i inwestycji. Dowody wskazują, że projekty i programy (lub schematy), które nie są dobrze określone i zaplanowane, poniosą porażkę. Dlatego informacje zawarte w tym artykule są istotne zarówno dla projektów, jak i programów.

Biznesplan zapewnia:

• uzasadnienie dla schematu
• cele schematu
• ocenę opcji dla schematu
• podstawę do monitorowania i ewaluacji schematu, oraz
• informację zwrotną dla przyszłych usprawnień.

'ROAMEF' to dobrze znany akronim dla tego.

Biznesplan zapewnia solidną strukturę, która daje pewność, że inicjatywa została odpowiednio określona, zaplanowana i może zostać pomyślnie zrealizowana. Jest to szczególnie ważne, ponieważ często nowa inicjatywa lub projekt wymaga znacznej inwestycji zasobów, czasu i finansów do realizacji, więc pozytywny rezultat jest kluczowy.

Analiza biznesowa projektu to formalny dokument, który przedstawia uzasadnienie dla podjęcia projektu. Służy jako narzędzie do podejmowania decyzji, które dostarcza interesariuszom dowodów dotyczących wykonalności programu lub projektu oraz jego zgodności ze strategią organizacyjną. Analiza biznesowa wyjaśnia przyczyny kontynuowania, korzyści jakie ma przynieść, rozważane opcje oraz implikacje finansowe.

Rząd Wielkiej Brytanii opracował Model Pięciu Analiz, który dostarcza wytycznych dla sektora publicznego w celu zapewnienia, że projekty przynoszą wartość za pieniądze i prowadzą do solidnych korzyści oraz pozytywnych rezultatów. Te wytyczne są równie istotne dla sektora prywatnego, a szkolenie 'Better Business Cases', oparte na tej metodologii, jest dostępne na całym świecie.

W swej istocie analiza biznesowa odpowiada na kluczowe pytania dotyczące możliwości lub problemu, który ma rozwiązać proponowany projekt, oraz tego, jak wymagający będzie projekt. Model Pięciu Analiz konkretnie stawia następujące pięć pytań:

Dobrze przygotowane uzasadnienie biznesowe zapewnia jasność i kierunek, umożliwiając interesariuszom podejmowanie świadomych decyzji. To nie jest tylko dokument; to narracja, która komunikuje znaczenie i wykonalność programu lub projektu.

Przyjrzyjmy się znaczeniu studium wykonalności projektu.

Po wysokopoziomowym określeniu zakresu i planowaniu programu z kluczowymi interesariuszami, studium wykonalności to po prostu repozytorium bazy dowodowej, zazwyczaj wymagane do celów zatwierdzenia, aby ustalić:

1. Zgodność z celami organizacyjnymi: Studium wykonalności zapewnia strategiczne dopasowanie i przekonujące uzasadnienie dla interwencji i zmian.
2. Świadome podejmowanie decyzji: Studium wykonalności dostarcza interesariuszom wszystkich niezbędnych informacji, umożliwiając im wybór opcji oferującej optymalną wartość społeczną i dobrobytową dla realizacji programu.
3. Alokacja zasobów: Poprzez szczegółowe określenie oczekiwanych korzyści i kosztów, studium wykonalności pomaga organizacjom efektywnie alokować zasoby. Daje to pewność, że projekt może być pomyślnie zrealizowany przez organizację przy dostępnych zasobach.
4. Zarządzanie ryzykiem: Prawidłowo skonstruowane studium wykonalności obejmuje ocenę ryzyka, identyfikując potencjalne wyzwania i ich wpływ. To proaktywne podejście pomaga w łagodzeniu ryzyk przed ich eskalacją.
5. Stakeholder Engagement: Studium wykonalności jest niezbędnym narzędziem do angażowania interesariuszy. Poprzez komunikowanie korzyści z projektu, buduje ono wsparcie i zaangażowanie ze strony osób zaangażowanych.
6. Pomiar wyników: Po rozpoczęciu projektu, studium wykonalności służy jako punkt odniesienia do mierzenia wyników względem oczekiwanych rezultatów.
7. Efektywne zarządzanie zmianą: Dobrze zdefiniowane studium wykonalności może pomóc w zarządzaniu zmianą w organizacji poprzez jasne komunikowanie potrzeby programu/projektu i jego przewidywanych korzyści.

Przygotowanie uzasadnienia biznesowego obejmuje kilka kluczowych kroków, aby zapewnić jego kompleksowość i przekonującą siłę. Wymaga ono dokładnych badań i przemyśleń przed napisaniem i przedstawieniem uzasadnienia biznesowego. Poniżej znajdują się kluczowe etapy tego procesu:

• Jasno zdefiniuj problem lub okazję, którą będzie rozwiązywać analiza biznesowa.
• Zbierz odpowiednie dane i dowody na poparcie potrzeby podjęcia działania.

• Przeanalizuj obecną sytuację, uwzględniając czynniki wewnętrzne i zewnętrzne.
• Użyj narzędzi takich jak analiza SWOT (Mocne strony, Słabe strony, Możliwości, Zagrożenia), aby zrozumieć kontekst.

• Ustal jasne, mierzalne cele, które proponowane rozwiązanie ma osiągnąć.
• Upewnij się, że te cele są zgodne z ogólnym kierunkiem strategicznym organizacji.

• Zidentyfikuj wiele potencjalnych rozwiązań problemu lub możliwości.
• Oceń każdą opcję na podstawie kryteriów takich jak wykonalność, koszt, korzyści i ryzyko.

• Wybierz najbardziej realną opcję i przedstaw mocne uzasadnienie dla jej wyboru.
• Dołącz dowody wspierające i dane, które poprą twoją rekomendację.

• Nakreśl kroki wymagane do wdrożenia wybranego rozwiązania.
• Uwzględnij harmonogram, alokację zasobów i kluczowe kamienie milowe.

• Przeprowadź szczegółową analizę kosztów i korzyści.
• Uwzględnij przewidywane koszty, oszczędności i zwrot z inwestycji (ROI).

• Zidentyfikuj potencjalne zagrożenia związane z proponowanym rozwiązaniem.
• Opracuj strategie w celu zminimalizowania tych zagrożeń.

• Podsumuj kluczowe punkty uzasadnienia biznesowego, w tym problem, proponowane rozwiązanie, korzyści i analizę finansową.
• Zachowaj zwięzłość i atrakcyjność, aby przykuć uwagę osób podejmujących decyzje.

• Przejrzyj cały przypadek biznesowy pod kątem przejrzystości, dokładności i kompletności.
• Zbierz opinie od interesariuszy i wprowadź niezbędne poprawki.

• Przygotuj prezentację, aby przekazać uzasadnienie biznesowe decydentom.
• Podkreśl kluczowe punkty i bądź gotowy na odpowiadanie na pytania.

Przygotowanie pierwszego uzasadnienia biznesowego może być przytłaczającym zadaniem. Jednak zastosowanie tych wskazówek może pomóc usprawnić proces:

1. Poznaj Swoją Publiczność: Dostosuj uzasadnienie biznesowe do konkretnych zainteresowań i obaw swoich interesariuszy. Zrozumienie ich perspektywy pomoże Ci przedstawić bardziej przekonujący argument.
2. Używaj Jasnego i Zwięzłego Języka: Unikaj żargonu i nadmiernie skomplikowanego języka. Twoim celem jest efektywna komunikacja, więc jasność jest kluczowa.
3. Poparaj Swoje Twierdzenia Danymi: Użyj danych, statystyk i studiów przypadków, aby poprzeć swoje uzasadnienie biznesowe. Argumenty oparte na dowodach są bardziej przekonujące.
4. Bądź Realistyczny: Choć istotne jest podkreślenie korzyści z projektu, bądź uczciwy co do ryzyk i wyzwań. Interesariusze doceniają przejrzystość.
5. Angażuj Interesariuszy Wcześnie: Zaangażuj kluczowych interesariuszy wcześnie w proces, aby zebrać ich wkład i zbudować poparcie. To kolaboracyjne podejście może prowadzić do silniejszego uzasadnienia biznesowego.
6. Poprawiaj i Redaguj: Nie wahaj się poprawiać swojego uzasadnienia biznesowego wielokrotnie. Poszukaj opinii od kolegów lub mentorów, aby zwiększyć jasność i skuteczność.
7. Wykorzystuj Elementy Wizualne: Używaj wykresów, grafów i tabel do wizualnego przedstawienia danych i informacji. Elementy wizualne mogą uczynić złożone informacje bardziej przyswajalnymi.
8. Bądź Konkretny: Unikaj niejasnych stwierdzeń. Podawaj szczegółowe informacje dotyczące kosztów, harmonogramów i oczekiwanych rezultatów.
9. Rozważ Alternatywy: Omów alternatywne rozwiązania i dlaczego nie zostały wybrane. To pokazuje dokładne rozważenie opcji.
10. Skorzystaj z Szablonu: Używanie szablonu uzasadnienia biznesowego może pomóc zapewnić pokrycie wszystkich niezbędnych elementów. Szablony zapewniają strukturę i oszczędzają czas.

Aby uzyskać dalsze wsparcie, możesz skorzystać z następujących zasobów:

• Publikacje branżowe takie jak wytyczne brytyjskiego rządu Green Book dotyczące opcji i oceny inwestycji. Dostępny jest również bezpłatny biuletyn.
• Organizacje członkowskie profesjonalne zapewniają możliwość nawiązywania kontaktów z innymi profesjonalistami.
• Szkolenia i certyfikacja dotyczące uzasadnień biznesowych są dostępne na platformach online takich jak Coursera, Udemy, LinkedIn Learning i FutureLearn. Dostępny jest również program profesjonalnych szkoleń i certyfikacji, oparty na Green Book brytyjskiego rządu.

Business case to nie statyczny dokument; to żywe repozytorium, które prowadzi projekt przez cały jego cykl życia. Oto jak i kiedy jest wykorzystywane:

1. Inicjacja projektu: Business case służy jako podstawa do inicjacji projektu. Dostarcza uzasadnienia do kontynuowania i określa ramy planowania.
2. Przegląd i zatwierdzenie: Business case jest przedstawiany decydentom do przeglądu i zatwierdzenia. Ich opinie mogą prowadzić do rewizji lub dodatkowych ocen.
3. Planowanie projektu: Podczas planowania projektu business case informuje o alokacji zasobów, harmonogramach i strategiach zarządzania ryzykiem.
4. Monitorowanie wydajności: Business case dostarcza punktów odniesienia do mierzenia postępu projektu względem oczekiwanych korzyści i kosztów. Regularne przeglądy zapewniają zgodność z początkowymi celami.
5. Komunikacja z interesariuszami: Business case służy jako punkt odniesienia dla bieżącej komunikacji z interesariuszami, pomagając utrzymać wszystkich w pełni poinformowanych i zaangażowanych.
6. Ocena po zakończeniu projektu: Po zakończeniu projektu business case jest używany do oceny sukcesu projektu względem początkowych celów i zadań. Ta ocena wpływa na przyszłe projekty i wzmacnia uczenie się organizacji.

Aby zilustrować znaczenie dobrze skonstruowanego uzasadnienia biznesowego, przyjrzyjmy się krótkiemu studium przypadku.

Średniej wielkości firma zidentyfikowała nieefektywności w procesach obsługi klienta z powodu przestarzałej technologii. Zespół zarządzający postanowił stworzyć analizę biznesową dla wdrożenia nowego systemu CRM.

• Streszczenie wykonawcze: Streszczenie wykonawcze podkreśliło potrzebę poprawy obsługi klienta oraz potencjał zwiększenia sprzedaży poprzez lepsze zaangażowanie klientów.
• Opis problemu: Opis problemu przedstawił wyzwania związane z istniejącym systemem, włączając w to powolne czasy odpowiedzi i słabe zarządzanie danymi.
• Proponowane rozwiązanie: Proponowanym rozwiązaniem był nowy system CRM, który zintegrowałby się z istniejącymi narzędziami i dostarczył rozszerzonych informacji o klientach.
• Analiza kosztów i korzyści: Zespół oszacował koszty nowego systemu w porównaniu z potencjalnym wzrostem przychodów z poprawy satysfakcji klientów.
• Ocena ryzyka: Ocena ryzyka zidentyfikowała potencjalne wyzwania związane z wdrożeniem i zaproponowała szkolenia dla personelu jako strategię łagodzenia ryzyka.
• Harmonogram wdrożenia: Zarys harmonogramu zamówień, wdrożenia i szkoleń personelu nowego systemu CRM pokazał, jak szybko można będzie zobaczyć korzyści.
• Podsumowanie: Podsumowanie przedstawiło zwięzłe omówienie problemu z obecną sytuacją oraz rozwiązanie, zarysowując ryzyko, korzyści i zasoby potrzebne.

W wyniku analizy biznesowej zespół zarządzający uzyskał zgodę na projekt, co doprowadziło do udanego wdrożenia CRM, które znacznie poprawiło obsługę klienta i zwiększyło sprzedaż.

Studium wykonalności projektu jest niezbędnym narzędziem w zarządzaniu projektami. Zapewnia niezbędne ramy do uzasadnienia projektu, wspomagania podejmowania decyzji i kierowania realizacją. Gwarantuje również, że projekt jest opłacalny przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac, zwiększając prawdopodobieństwo sukcesu projektu. Rozumiejąc jego składniki i przestrzegając najlepszych praktyk, możesz stworzyć przekonujące studium wykonalności, które przemówi do interesariuszy.

Gdy przystępujesz do pisania swojego pierwszego studium wykonalności, pamiętaj, aby wykorzystać wskazówki przedstawione w tym blogu i stworzyć solidne studium wykonalności, które nie tylko uzasadni Twój program lub projekt, ale także przygotuje grunt pod jego pomyślną realizację.