Cos'è un Business Case di progetto?

Nel mondo frenetico del project management, avere una base solida è essenziale per il successo. Uno dei componenti più critici di questa base è il business case del progetto. Ma cos'è esattamente un business case di progetto e perché è cruciale per una gestione efficace dei progetti?

In questo blog, discuteremo i componenti chiave di un business case di progetto, la sua importanza, come scriverne uno e forniremo consigli pratici per guidarti nella scrittura del tuo primo business case.

Sebbene questo articolo parli di business case di progetto, ingenti somme di denaro vengono investite in progetti, programmi e iniziative di cambiamento in tutti i settori e industrie, con i business case che tipicamente fungono da catalizzatore per il cambiamento e l'investimento. Le evidenze indicano che i progetti e i programmi (o schemi) che non sono ben definiti e pianificati falliranno. Pertanto, le informazioni contenute in questo articolo sono rilevanti sia per i progetti che per i programmi.

Il Business Case fornisce:

• la logica per lo schema
• gli obiettivi per lo schema
• la valutazione delle opzioni per lo schema
• la base per il monitoraggio e la valutazione dello schema, e
• il feedback per il miglioramento futuro.

'ROAMEF' è l'acronimo ben noto per questo.

Un business case fornisce una struttura solida che dà garanzia che l'iniziativa è stata adeguatamente definita, pianificata e può essere realizzata con successo. Questo è particolarmente importante poiché spesso una nuova iniziativa, o progetto, richiederà un investimento significativo di risorse, tempo e finanze per essere realizzata, quindi un risultato positivo è cruciale.

Un business case di progetto è un documento formale che delinea la giustificazione per intraprendere un progetto. Serve come strumento decisionale che fornisce evidenze agli stakeholder riguardo alla fattibilità di un programma o progetto e al suo allineamento con la strategia organizzativa. Il business case spiega i motivi per procedere, i benefici che si prevede di ottenere, le opzioni considerate e le implicazioni finanziarie.

Il Governo del Regno Unito ha sviluppato il Five Case Model che fornisce linee guida per il settore pubblico per assicurare che i progetti offrano value for money e portino a benefici solidi e risultati positivi. Questa guida è ugualmente rilevante per il settore privato e la formazione 'Better Business Cases, basata sulla metodologia, è disponibile in tutto il mondo.

Alla base, il business case risponde a domande chiave sull'opportunità o problema che il progetto proposto affronterà e quanto sarà impegnativo il progetto. Il Five Case Model pone specificatamente queste cinque domande:

Un business case ben preparato fornisce chiarezza e direzione, consentendo alle parti interessate di prendere decisioni informate. Non è solo un documento; è una narrazione che comunica l'importanza e la fattibilità del programma o progetto.

Esaminiamo l'importanza di un business case di progetto.

Dopo la definizione dell'ambito e la pianificazione di alto livello del programma con i principali stakeholder, il business case è semplicemente il repository della base di evidenze, tipicamente richiesto per scopi di approvazione, per stabilire:

1. Allineamento con gli Obiettivi Organizzativi: Un business case fornisce l'adattamento strategico e un caso convincente per l'intervento e il cambiamento.
2. Processo Decisionale Informato: Il business case fornisce agli stakeholder tutte le informazioni necessarie, consentendo loro di selezionare l'opzione che offre il valore sociale e di benessere ottimale per la realizzazione del programma.
3. Allocazione delle Risorse: Dettagliando i benefici e i costi previsti, il business case aiuta le organizzazioni ad allocare le risorse in modo efficace. Questo dà fiducia che il progetto possa essere realizzato con successo dall'organizzazione con le risorse disponibili.
4. Gestione del Rischio: Un business case costruito correttamente include una valutazione del rischio, identificando le potenziali sfide e il loro impatto. Questo approccio proattivo aiuta a mitigare i rischi prima che si intensifichino.
5. Stakeholder Engagement: Il business case è uno strumento essenziale per coinvolgere gli stakeholder. Comunicando i benefici del progetto, costruisce supporto e impegno da parte di coloro che sono coinvolti.
6. Misurazione delle Performance: Una volta che il progetto è in corso, il business case serve come punto di riferimento per misurare le performance rispetto ai risultati attesi.
7. Gestione Efficace del Cambiamento: Un business case ben definito può aiutare nella gestione del cambiamento all'interno di un'organizzazione comunicando chiaramente la necessità del programma/progetto e i suoi benefici anticipati.

Scrivere un business case comporta diversi passaggi fondamentali per assicurarsi che sia completo e convincente. Richiede una ricerca accurata e una riflessione attenta prima che il business case possa essere scritto e presentato. Di seguito sono riportati i passaggi chiave del processo:

• Definire chiaramente il problema o l'opportunità che il business case andrà ad affrontare.
• Raccogliere dati ed evidenze pertinenti per supportare la necessità di agire.

• Analizza la situazione attuale, inclusi i fattori interni ed esterni.
• Utilizza strumenti come l'analisi SWOT (Punti di forza, Punti di debolezza, Opportunità, Minacce) per comprendere il contesto.

• Stabilire obiettivi chiari e misurabili che la soluzione proposta mira a raggiungere.
• Assicurarsi che questi obiettivi siano in linea con la direzione strategica complessiva dell'organizzazione.

• Identificare molteplici soluzioni potenziali al problema o all'opportunità.
• Valutare ogni opzione in base a criteri quali fattibilità, costi, benefici e rischi.

• Seleziona l'opzione più praticabile e fornisci una motivazione solida per la sua selezione.
• Includi prove e dati a supporto per sostenere la tua raccomandazione.

• Delinea i passaggi necessari per implementare la soluzione scelta.
• Includi una tempistica, l'allocazione delle risorse e le tappe fondamentali.

• Condurre un'analisi dettagliata costi-benefici.
• Includere i costi previsti, i risparmi e il ritorno sull'investimento (ROI).

• Identificare i potenziali rischi associati alla soluzione proposta.
• Sviluppare strategie per mitigare questi rischi.

• Riassumi i punti chiave del business case, inclusi il problema, la soluzione proposta, i benefici e l'analisi finanziaria.
• Mantienilo conciso e convincente per catturare l'attenzione dei decisori.

• Rivedi l'intero business case per chiarezza, accuratezza e completezza.
• Richiedi feedback dalle parti interessate e apporta eventuali revisioni necessarie.

• Prepara una presentazione per comunicare il business case ai decisori.
• Evidenzia i punti chiave e preparati a rispondere alle domande.

Redigere il tuo primo business case può essere un compito travolgente. Tuttavia, seguire questi consigli può aiutare a semplificare il processo:

1. Conosci il Tuo Pubblico: Adatta il tuo business case agli interessi specifici e alle preoccupazioni dei tuoi stakeholder. Comprendere la loro prospettiva ti aiuterà a presentare un argomento più convincente.
2. Usa un Linguaggio Chiaro e Conciso: Evita il gergo tecnico e un linguaggio eccessivamente complesso. Il tuo obiettivo è comunicare efficacemente, quindi la chiarezza è fondamentale.
3. Supporta le Tue Affermazioni con Dati: Usa dati, statistiche e casi di studio per sostenere il tuo business case. Gli argomenti basati su evidenze sono più persuasivi.
4. Sii Realistico: Pur essendo essenziale evidenziare i benefici del progetto, sii onesto riguardo ai rischi e alle sfide. Gli stakeholder apprezzano la trasparenza.
5. Coinvolgi gli Stakeholder in Anticipo: Coinvolgi i principali stakeholder fin dalle prime fasi del processo per raccogliere il loro contributo e costruire consenso. Questo approccio collaborativo può portare a un business case più solido.
6. Rivedi e Modifica: Non esitare a rivedere il tuo business case più volte. Cerca feedback da colleghi o mentori per migliorare chiarezza ed efficacia.
7. Utilizza Elementi Visivi: Usa grafici, diagrammi e tabelle per presentare dati e informazioni visivamente. Gli elementi visivi possono rendere le informazioni complesse più comprensibili.
8. Sii Specifico: Evita dichiarazioni vaghe. Fornisci dettagli specifici riguardo a costi, tempistiche e risultati attesi.
9. Considera le Alternative: Discuti soluzioni alternative e perché non sono state selezionate. Questo dimostra una considerazione approfondita delle opzioni.
10. Segui un Modello: Usare un template per business case può aiutare a garantire di coprire tutte le componenti necessarie. I template forniscono struttura e fanno risparmiare tempo.

Per ulteriore supporto, potresti consultare le seguenti risorse:

• Pubblicazioni del settore come la guida Green Book del Governo britannico sulle opzioni e la valutazione degli investimenti. È disponibile anche una newsletter gratuita.
• Organizzazioni di appartenenza professionale offrono l'opportunità di fare networking con altri professionisti.
• Formazione e certificazione sui business case è disponibile attraverso piattaforme online come Coursera, Udemy, LinkedIn Learning e FutureLearn. È disponibile anche uno schema di formazione professionale e certificazione, basato sul Green Book del Governo britannico.

Il business case non è un documento statico; è un repository vivente che guida il progetto durante tutto il suo ciclo di vita. Ecco come e quando viene utilizzato:

1. Avvio del Progetto: Il business case funge da base per l'avvio del progetto. Fornisce la giustificazione per procedere e delinea il quadro di riferimento per la pianificazione.
2. Revisione e Approvazione: Il business case viene presentato ai responsabili delle decisioni per la revisione e l'approvazione. Il loro feedback può portare a revisioni o valutazioni aggiuntive.
3. Pianificazione del Progetto: Durante la pianificazione del progetto, il business case informa l'allocazione delle risorse, le tempistiche e le strategie di gestione del rischio.
4. Monitoraggio delle Prestazioni: Il business case fornisce parametri di riferimento per misurare il progresso del progetto rispetto ai benefici e ai costi previsti. Revisioni regolari garantiscono l'allineamento con gli obiettivi originali.
5. Comunicazione con gli Stakeholder: Il business case funge da punto di riferimento per la comunicazione continua con gli stakeholder, aiutando a mantenere tutti informati e coinvolti.
6. Valutazione Post-Progetto: Dopo il completamento del progetto, il business case viene utilizzato per valutare il successo del progetto rispetto agli obiettivi iniziali. Questa valutazione informa i progetti futuri e migliora l'apprendimento organizzativo.

Per illustrare l'importanza di un business case ben strutturato, esploriamo un breve caso di studio.

Un'azienda di medie dimensioni ha identificato inefficienze nei suoi processi di servizio clienti a causa di una tecnologia obsoleta. Il team di gestione ha deciso di creare un business case per l'implementazione di un nuovo sistema CRM.

• Sintesi Esecutiva: La sintesi esecutiva ha evidenziato la necessità di migliorare il servizio clienti e il potenziale per un aumento delle vendite attraverso un migliore coinvolgimento dei clienti.
• Descrizione del Problema: La descrizione del problema ha delineato le sfide affrontate con il sistema esistente, inclusi tempi di risposta lenti e una scarsa gestione dei dati.
• Soluzione Proposta: La soluzione proposta era un nuovo sistema CRM che si sarebbe integrato con gli strumenti esistenti e avrebbe fornito approfondimenti migliorati sui clienti.
• Analisi Costi-Benefici: Il team ha stimato i costi del nuovo sistema rispetto ai potenziali aumenti di fatturato derivanti dal miglioramento della soddisfazione del cliente.
• Valutazione dei Rischi: La valutazione dei rischi ha identificato potenziali sfide di implementazione e proposto la formazione del personale come strategia di mitigazione.
• Cronologia di Implementazione: Un programma di massima per l'approvvigionamento, l'implementazione e la formazione del personale di un nuovo sistema CRM ha mostrato quanto presto si sarebbero potuti vedere i benefici.
• Conclusione: La conclusione ha fornito un riassunto conciso del problema con la situazione attuale e una soluzione, delineando i rischi, i benefici e le risorse coinvolte.

Come risultato del business case, il team di gestione ha ottenuto l'approvazione per il progetto, portando a un'implementazione CRM di successo che ha migliorato significativamente il servizio clienti e aumentato le vendite.

Un business case di progetto è uno strumento essenziale nella gestione dei progetti. Fornisce il quadro necessario per giustificare un progetto, orientare il processo decisionale e guidare l'esecuzione. Inoltre, garantisce che il progetto sia fattibile prima che inizi qualsiasi lavoro, aumentando la probabilità di successo del progetto. Comprendendo le sue componenti e seguendo le migliori pratiche, puoi creare un business case convincente che risuoni con gli stakeholder.

Mentre ti accingi a scrivere il tuo primo business case, ricorda di utilizzare i consigli delineati in questo blog e creare un business case solido che non solo giustifichi il tuo programma o progetto, ma prepari anche il terreno per la sua esecuzione di successo.