Cos'è il ciclo di vita di un progetto?

I progetti differiscono dalle attività di routine quotidiane – i progetti sono intrinsecamente più rischiosi delle attività stabili e consuete, e spesso traggono beneficio da un approccio su misura per gestire il lavoro coinvolto.

Un progetto ha tipicamente un ciclo di vita che inizia dall'inizio del progetto e continua fino alla sua conclusione. Man mano che il progetto procede attraverso il suo ciclo di vita, il focus del lavoro cambia: dal passo iniziale di investigare i fattori trainanti e il bisogno dell'investimento, poi definendo e pianificando il lavoro richiesto in maggiore dettaglio, fino alla consegna dei risultati e infine alla chiusura del progetto.

Il ciclo di vita del progetto è un modo di vedere un progetto attraverso la sua esistenza dall'inizio al completamento. Suddividere un progetto in diverse fasi aiuta i project manager e altri a concentrarsi sulle cose che sono importanti in un particolare momento. Per esempio, all'inizio della sua esistenza il progetto si concentra sull'assicurarsi che l'idea di investimento sia solida, si adatti alla strategia complessiva e valga la pena di essere investigata in maggiore dettaglio. Man mano che procede verso una definizione e pianificazione più dettagliate, il focus cambia per assicurarsi che il progetto sia costruito su basi solide e abbia stabilito una governance e controlli chiari ed efficaci. Mentre i prodotti del progetto vengono consegnati è importante assicurarsi che vengano creati i risultati giusti con la qualità giusta, che il progresso rimanga in linea, e che rischi e problemi vengano risolti. E alla fine del progetto il focus è sul sistemare le questioni in sospeso, assicurarsi che i prodotti realizzati siano stati trasferiti alle aree operative, e riflettere sulle lezioni per miglioramenti che possano essere trasmesse per aiutare i progetti futuri.

Ciclo di vita lineare

Un ciclo di vita del progetto lineare (noto anche come approccio "a cascata") definisce e fissa l'ambito e i requisiti nelle prime fasi del progetto e fornisce i suoi prodotti attraverso una serie di fasi sequenziali. Poiché l'ambito e la qualità vengono fissati nelle prime fasi del progetto, il tempo e i costi sono solitamente flessibili al fine di soddisfare i requisiti entro questi vincoli.

Ciclo di vita iterativo

Un ciclo di vita iterativo (noto anche come approccio "agile") definisce e fissa il tempo e il costo disponibili per il progetto. I prodotti vengono forniti in modo iterativo e l'ambito e la qualità sono flessibili per rispettare i vincoli di tempo e costo.

Approccio ibrido

Un ciclo di vita ibrido include elementi di entrambi gli approcci lineari e iterativi. Alcune fasi del progetto (ad esempio la progettazione del prodotto) potrebbero essere più adatte a un approccio incrementale, in particolare nelle fasi iniziali del progetto, mentre altre (ad esempio la consegna del prodotto) potrebbero beneficiare di un approccio lineare sequenziale.

Praxis è un framework gratuito e guidato dalla community per la gestione di progetti, programmi e portfolio. Al cuore di Praxis c'è un ciclo di vita del progetto che può essere adattato per l'uso con diversi tipi di progetti, siano essi semplici o complessi, gestiti come iniziative autonome o come parte di un programma più ampio. Per aiutare a introdurre il ciclo di vita Praxis, assumeremo che stiamo intraprendendo un progetto semplice in cui ogni fase segue consecutivamente dalla precedente.

Fase di identificazione

L'obiettivo di questa fase è esplorare un'idea iniziale, svilupparla in una bozza ad alto livello di un progetto e valutare se il concetto iniziale sia probabilmente fattibile e quindi valga la pena di essere investigato in maggiore dettaglio. Ogni progetto è innescato da un mandato – l'idea iniziale – e la fase di identificazione prende questo e lo formalizza in una giustificazione ad alto livello per il progetto, chiamata brief. Questa fase identifica anche il lavoro necessario per fare le attività di pianificazione e investigazione più dettagliate necessarie nella fase successiva, e questo è documentato nel piano di definizione.

Insieme, il brief e il piano di definizione sono utilizzati come base per decidere se procedere o meno alla fase successiva del ciclo di vita dove il lavoro necessario per realizzare il progetto sarà definito in maggiore dettaglio. Alla fine di questa fase c'è un gate, che è dove viene presa una decisione se il progetto debba continuare alla fase successiva.

Fase di definizione

Questa fase si concentra sulla creazione di una base solida per il progetto. Mira a sviluppare un quadro più dettagliato di ciò che il progetto deve produrre, il lavoro coinvolto nella consegna e come il progetto dovrebbe essere gestito, al fine di determinare se dovrebbe procedere alla consegna.

È qui che viene definito l'ambito del progetto e il lavoro viene pianificato, programmato e costato, e la giustificazione per il progetto (confrontando i costi, i benefici e i rischi coinvolti) documentata in un business case. Alla fine di questa fase c'è un altro punto decisionale dove la documentazione pertinente è utilizzata come base per autorizzare la consegna del progetto.

Fase di consegna

Questa fase è dove i piani vengono eseguiti e i prodotti consegnati. Ciò comporta autorizzare il lavoro da fare e accettare i prodotti man mano che vengono completati, monitorare i progressi rispetto ai piani e intraprendere azioni correttive se necessario per mantenere la rotta, riferire e comunicare con le parti interessate, e risolvere o escalare le questioni man mano che sorgono.

Chiusura

Alla fine del progetto è importante chiudere le cose in modo controllato e assicurarsi che tutti i dettagli in sospeso vengano sistemati. Questa fase comporta assicurarsi che tutti i prodotti siano stati consegnati e accettati dalle aree operative pertinenti, che eventuali elementi in sospeso abbiano ricevuto una destinazione per la risoluzione successiva, che il progetto sia rivisto per lezioni e miglioramenti che possono essere trasmessi per aiutare altri progetti in futuro, e che eventuali risorse come persone o attrezzature siano smobilitate.

Il ciclo di vita del progetto aiuta i project manager a concentrarsi sulle cose importanti nelle diverse fasi di consegna. Se vuoi saperne di più, vai al sito web del Praxis Framework dove è disponibile una ricchezza di risorse gratuite.