Projekterfolg durch das Five Case Model vorantreiben: Ein Gespräch mit Dr. Joe Flanagan
Dr. Joe Flanagan, ein erfahrener Experte im öffentlichen Dienst und bei der Projektdurchführung, ist vielleicht am besten als Entwickler der Five Case Model-Methodik und Autor der HM Treasury-Leitfäden zur Entwicklung von Programm- und Projekt-Business Cases bekannt. Mit über 50 Jahren Erfahrung im öffentlichen Dienst hat Joes Arbeit dazu beigetragen, unser Verständnis für die Entwicklung von Business Cases für Programme und Projekte zu prägen, sowohl in Großbritannien als auch international. Seine Arbeit hat sowohl dem öffentlichen als auch dem privaten Sektor geholfen, fundiertere und kostenwirksamere Entscheidungen bei Investitionen und der Durchführung von Programmen und Projekten zu treffen.
In diesem Artikel erkunden wir Joes Gedanken zur anhaltenden Relevanz des Five Case Model; warum so viele Projekte die Erwartungen nicht erfüllen; und was wir tun können, um die Programm-/Projektdurchführung in Zukunft zu verbessern.
Ein reicher Erfahrungsschatz im öffentlichen Dienst
Joes Laufbahn erstreckt sich über mehrere Jahrzehnte, mit bemerkenswerten Positionen wie Commercial Director für NHS IT in England und Wales und der Beteiligung am National Programme for IT (NPfIT), sowie Director of Investment Policy and Appraisal für NHS Wales, wo er Health Boards und die walisische Regierung bei der Entwicklung und Bewertung ihrer Vorhaben begleitete.
Joe begann seine Laufbahn 1972 bei HM Treasury, und bis zu seiner Pensionierung 2017 hatte er mit vielen ausländischen Regierungen und Behörden zusammengearbeitet, einschließlich über 30 britischen Regierungsabteilungen an unzähligen Vorhaben.
Nach seiner Pensionierung leistet Joe weiterhin einen bedeutenden Beitrag, insbesondere in seiner Rolle als Joint Chief Examiner für das Better Business Case Programmes Accreditation and Training Scheme.
Das Fünf-Säulen-Modell: Wird es Bestand haben?
Das Fünf-Säulen-Modell ist inzwischen eine etablierte Methodik zur Bewertung der Durchführbarkeit von Investitionsvorschlägen, und Joe ist zuversichtlich, dass es Bestand haben wird. Die fünf Kernfragen des Modells - die sich mit der Planung und dem Scoping der strategischen, wirtschaftlichen, kommerziellen, finanziellen und managementbezogenen Dimensionen des Business Case befassen - bieten einen robusten Rahmen für die Entscheidungsfindung, der sicherstellt, dass Vorhaben mit strategischen Zielen übereinstimmen, optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, finanzierbar sind und kommerziell und realistisch umsetzbar sind.
Joe erklärt: "Unabhängig davon, ob wir es Fünf-Säulen-Modell nennen oder nicht, das sind grundlegende Fragen, die nicht verschwinden werden": Im Wesentlichen ist das Fünf-Säulen-Modell hier, um zu bleiben, weil diese Kernfragen die Grundlagen jedes erfolgreichen Projekts ansprechen. Ein erhebliches Problem bei Business Cases heute ist, dass sie oft zu umfangreich und zeitaufwändig in der Erstellung sind. Joe glaubt, dass dies vermieden werden kann, wenn die Menschen den wichtigsten Schritten und Maßnahmen folgen, die in den Leitlinien beschrieben sind, und die gegebenen Ratschläge pragmatisch und verhältnismäßig interpretieren und anwenden.
Warum scheitern so viele Business Cases?
Trotz des soliden Rahmens, den das Fünf-Säulen-Modell bietet, haben viele Organisationen immer noch Schwierigkeiten bei der Entwicklung effektiver Business Cases. Joe identifiziert einen Hauptgrund dafür: Menschen stürzen sich oft in Projekte, ohne die Kernfragen, die das Fünf-Säulen-Modell behandelt, vollständig zu durchdenken. Zu oft werden Business Cases rückwirkend geschrieben, nachdem ein Projekt bereits begonnen hat, was zu suboptimaler Planung führt.
Joe weist darauf hin, dass eines der größten Probleme bei der Projektdurchführung, sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor, ein Mangel an durchdachter Planung vor der Ressourcenzuteilung ist. "Wenn man erkennt, dass nur eines von zehn Projekten termingerecht, spezifikationsgemäß und kostengerecht geliefert wird, wird das Problem offensichtlich", sagt Joe: Die meisten Projekte überziehen das Budget, liefern weniger als erwartet und benötigen viel länger als geplant für die Umsetzung.
Es ist der Mangel an strukturiertem Denken vor Projektbeginn, der zu Ineffizienzen und Kostenüberschreitungen führt; und oft ist das Endergebnis weit von den ursprünglichen Erwartungen entfernt.
Die Rolle der Menschen bei erfolgreicher Umsetzung
Eine von Joes wichtigsten Erkenntnissen ist, dass Menschen der entscheidende Faktor für den Erfolg von Projekten sind. Während Werkzeuge, Techniken und Methoden wie das Fünf-Säulen-Modell unerlässlich sind, sind sie nur dann effektiv, wenn die richtigen Menschen in den Prozess einbezogen werden. Die Einbindung der richtigen Stakeholder und die Förderung einer kooperativen Umgebung während wichtiger Workshops können einen enormen Unterschied bei der Entwicklung eines soliden Business Case ausmachen.
Joe fuhr fort: "Menschen fixieren sich zu oft auf das 'Schreiben des Business Case', aber es geht um Denken, nicht um Schreiben. Der Prozess dreht sich ganz um das Scoping und die Planung eines Vorschlags für Intervention und Ausgaben; der Business Case ist einfach das Repository für die Evidenzbasis."
Zur Unterstützung beschreibt Joe zwei kritische Workshops: Der erste konzentriert sich auf die Definition des Begründungsfalls für Veränderung und Investitionsziele, während der zweite verschiedene Optionen erkundet und die Lösungen bewertet. Er bemerkt: "Wenn Sie die richtigen Menschen einbeziehen, erhalten Sie die richtigen Antworten."
Joe hebt einen wichtigen Rahmen hervor, den er in das Treasury Green Book eingeführt hat, den Optionsrahmen-Filter, der Projektteams dabei hilft, eine breite Palette von Optionen zu bewerten, anstatt einfach diejenige auszuwählen, die am einfachsten oder bequemsten erscheint. Durch systematisches Durchdenken aller Möglichkeiten können Teams die Falle vermeiden, einen Business Case um eine bereits beschlossene Lösung herum zu konstruieren.
Joe erklärte, dass "Der Hauptvorteil des Optionsrahmen-Filters seine Fähigkeit ist, wichtigen Stakeholdern zu helfen, schnell und langsam zu denken und während eines Workshops schnell Optionen für ein Vorhaben zu identifizieren und zu bewerten; er kann auf Richtlinien, Portfolios, Programme sowie Projekte angewendet werden."
Erweiternd zu seinem früheren Punkt sagte Joe: "Zu viele öffentliche Beschaffungen weltweit erreichen kein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis, weil sie das 'Beste vom Schlechtesten' aus einer schlecht konzipierten Shortlist auswählen, anstatt die breite Palette möglicher Optionen in einer Longlist von Anfang an zu identifizieren".
Durch die Einbindung des Optionsrahmen-Filters in Workshops mit den richtigen Stakeholdern und Endnutzern kann diese Herausforderung effektiv angegangen werden, was zu verbessertem öffentlichen Nutzen aus bestehenden Ausgaben führt.
Die Bedeutung strukturierten Denkens
Die Entwicklung kritischer Denkfähigkeiten ist essentiell für jeden, der in die Business Case-Entwicklung involviert ist. Joe glaubt, dass der Schlüssel zur Förderung solcher Fähigkeiten in strukturierten Workshops liegt, die die Teilnehmer durch die verschiedenen Planungsphasen führen. Er erinnert sich an einen Workshop, in dem zwei Gruppen, eine fokussiert auf IT und die andere auf Service-Transformation, anfangs über den Zweck eines Projekts uneinig waren. Jedoch konnten sie durch einen strukturierten Ansatz ihr Denken angleichen und ihre Investitionsziele klären.
Joe ist auch ein starker Befürworter der Einbindung von Endnutzern in den Prozess. Die Einbeziehung der Menschen, die letztendlich vom Projekt profitieren oder es nutzen werden, kann zu effektiveren, innovativeren und kosteneffizienteren Lösungen führen. Er teilt ein denkwürdiges Beispiel aus einem Straßenentwicklungsprojekt mit, wo LKW-Fahrer dabei halfen, eine einfache Lösung für ein Verkehrsproblem zu identifizieren - die Schaffung von Parkbuchten zur Verkehrsentlastung - anstatt der ursprünglich vorgeschlagenen, kostspieligen Straßenerweiterung.
Die Rolle der Öffentlichkeit bei der Gestaltung effektiver Politik
In Joes Sicht ist erfolgreiche Projektumsetzung nicht nur auf den privaten oder öffentlichen Sektor beschränkt. Sogar Politikentwicklung kann vom strukturierten Denken profitieren, das das HM Treasury Green Book fördert. Joe hat mit Regierungen zusammengearbeitet, um Green Book-Werkzeuge und -Techniken zur Entwicklung von Politik- und Programmstrategien zu nutzen, was ein Ansatz ist, der in der traditionellen Politikentwicklung nicht oft zu sehen ist.
Er glaubt, dass gute Politik auf durchdachter Planung basieren sollte, anstatt auf Ad-hoc-Entscheidungen. Politiker, sagt er, kommen oft spontan mit Politiken auf - wie der Idee eines Hochgeschwindigkeitszugs - und versuchen dann herauszufinden, wo sie ihn platzieren sollen. Ein besserer Ansatz würde darin bestehen, die Ziele der Politik zu durchdenken und sicherzustellen, dass jede Investition von Anfang an mit diesen Zielen übereinstimmt.
Der Weg nach vorn: Ein Aufruf für bessere Entscheidungsfindung
In Joes Sicht läuft die Verbesserung der Projekt- und Programmumsetzung auf zwei Schlüsselelemente hinaus: die richtigen Menschen einzubeziehen und einen strukturierten, durchdachten Ansatz zur Business Case-Entwicklung anzuwenden. Durch das Stellen der richtigen Fragen im Vorfeld, die Einbindung von Stakeholdern in bedeutungsvolle Diskussionen und die Annahme des Fünf-Säulen-Modells können wir bessere Entscheidungen treffen und kostspielige Fehler vermeiden.
Die Kernbotschaft aus Joes Erkenntnissen ist klar: Erfolgreiche Projekte und Programme erfordern sorgfältiges Denken, Zusammenarbeit und Planung. Während wir voranschreiten, ist es essentiell, diese Prinzipien und Werkzeuge konsequenter sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor anzuwenden, um sicherzustellen, dass wir den besten Nutzen aus unseren Investitionen ziehen.
Wenn es eine Sache gibt, die aus diesem Gespräch hervorsticht, dann ist es, dass während Rahmenwerke und Modelle wie das Fünf-Säulen-Modell wichtig sind, es die Menschen sind, die sich mit ihnen auseinandersetzen - kritisch denken, effektiv zusammenarbeiten und informierte Entscheidungen treffen -, die letztendlich den Projekterfolg vorantreiben.
Better Business Cases TM
Better Business Cases Training und Zertifizierung basiert auf dem 'Fünf-Säulen-Modell' - dem Best Practice-Ansatz der britischen Regierung zur Entwicklung von Ausgabenvorschlägen und zur Ermöglichung effektiver Geschäftsentscheidungen.
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