Guidare il successo dei progetti con il Five Case Model: Una conversazione con il Dr Joe Flanagan
Il Dott. Joe Flanagan, esperto di lunga esperienza nel servizio pubblico e nella realizzazione di progetti, è forse meglio conosciuto come l'architetto della metodologia Five Case Model e autore delle Guide del Tesoro britannico (HM Treasury) sullo sviluppo dei business case per programmi e progetti. Con oltre 50 anni di esperienza nel servizio pubblico, il lavoro di Joe ha contribuito a plasmare il nostro modo di pensare allo sviluppo dei business case per programmi e progetti, sia nel Regno Unito che a livello internazionale. Il suo lavoro ha aiutato sia il settore pubblico che quello privato a prendere decisioni più informate ed economicamente efficaci quando si tratta di investimenti e di realizzazione di programmi e progetti.
In questo articolo, esploriamo le riflessioni di Joe sulla rilevanza duratura del Five Case Model; perché così tanti progetti non riescono a soddisfare le aspettative; e cosa possiamo fare per migliorare la realizzazione di programmi/progetti andando avanti.
Un Patrimonio di Esperienza nel Servizio Pubblico
La carriera di Joe si estende su diversi decenni, con ruoli di rilievo tra cui Direttore Commerciale per NHS IT in Inghilterra e Galles e coinvolgimento nel National Programme for IT (NPfIT), e Direttore delle Politiche di Investimento e Valutazione per NHS Galles, dove ha guidato i Consigli Sanitari e il Governo gallese attraverso lo sviluppo e la valutazione dei loro progetti.
Joe ha iniziato la sua carriera presso il Tesoro britannico (HM Treasury) nel 1972, e al momento del suo pensionamento nel 2017 aveva lavorato con molti Governi e agenzie estere, inclusi oltre 30 dipartimenti governativi del Regno Unito su innumerevoli progetti.
Dopo il pensionamento, Joe continua ad avere un impatto significativo, in particolare nel suo ruolo di Esaminatore Capo Congiunto per il Better Business Case Programmes Accreditation and Training Scheme.
Il Modello dei Cinque Casi: Resisterà nel Tempo?
Il Modello dei Cinque Casi è ormai una metodologia consolidata utilizzata per valutare la fattibilità delle proposte di investimento, e Joe è fiducioso che resisterà nel tempo. Le cinque domande chiave del modello - che coprono la definizione dell'ambito e la pianificazione delle dimensioni strategiche, economiche, commerciali, finanziarie e gestionali del business case - forniscono un quadro solido per il processo decisionale che garantisce l'allineamento dei progetti agli obiettivi strategici, offre un rapporto qualità-prezzo ottimale, è sostenibile economicamente e può essere implementato in modo commercialmente realistico.
Joe spiega: "Indipendentemente dal fatto che lo chiamiamo o meno Modello dei Cinque Casi, quelle sono domande fondamentali che non spariranno": in sostanza, il Modello dei Cinque Casi è destinato a rimanere perché queste domande centrali affrontano i fondamenti di qualsiasi progetto di successo. Un problema significativo dei business case oggi è che spesso sono troppo lunghi e richiedono troppo tempo per essere creati. Joe crede che questo possa essere evitato se le persone seguono i passaggi chiave e le azioni delineate nelle linee guida, e interpretano e utilizzano i consigli forniti in modo pragmatico e proporzionato.
Perché Così Tanti Business Case Falliscono?
Nonostante il quadro solido fornito dal Modello dei Cinque Casi, molte organizzazioni faticano ancora a sviluppare business case efficaci. Joe identifica una ragione chiave per questo: le persone spesso si lanciano nei progetti senza considerare pienamente le domande centrali che il Modello dei Cinque Casi affronta. Troppo spesso, i business case vengono scritti retrospettivamente, dopo che un progetto è già iniziato, il che porta a una pianificazione sub-ottimale.
Joe evidenzia che uno dei problemi più grandi nell'implementazione di progetti, sia nel settore pubblico che privato, è la mancanza di pianificazione ponderata prima di impegnare risorse. "Una volta che ti rendi conto che solo uno su dieci progetti viene consegnato nei tempi, secondo le specifiche e nei costi previsti, il problema diventa evidente," dice Joe: la maggior parte dei progetti supera il budget, fornisce meno del previsto e richiede molto più tempo del previsto per essere completata"
È la mancanza di pensiero strutturato prima di iniziare i progetti che porta a inefficienze e sforamenti dei costi; e spesso, il risultato finale è ben lontano dalle aspettative originali.
Il Ruolo delle Persone nel Successo dell'Implementazione
Una delle intuizioni più significative di Joe è che le persone sono il fattore più cruciale per garantire il successo dei progetti. Mentre strumenti, tecniche e metodologie come il Modello dei Cinque Casi sono essenziali, sono efficaci solo se le persone giuste sono coinvolte nel processo. Coinvolgere gli stakeholder appropriati e favorire un ambiente collaborativo durante i workshop chiave può fare una grande differenza nello sviluppo di un business case solido.
Joe ha continuato: "Le persone troppo spesso si fissano sullo "scrivere il business case," ma si tratta di pensare piuttosto che scrivere. Il processo riguarda completamente la definizione dell'ambito e la pianificazione di una proposta di intervento e spesa; il business case è semplicemente il repository per la base di evidenze."
Per aiutare, Joe descrive due workshop critici: il primo si concentra sulla definizione del caso per il cambiamento e degli obiettivi di investimento, mentre il secondo esplora diverse opzioni e valuta le soluzioni. Nota: "Se coinvolgi le persone giuste, otterrai le risposte giuste."
Joe evidenzia un quadro chiave che ha introdotto nel Treasury Green Book, il filtro del framework delle opzioni, che aiuta i team di progetto a valutare un'ampia gamma di opzioni piuttosto che scegliere semplicemente quella che sembra più facile o conveniente. Pensando sistematicamente a tutte le possibilità, i team possono evitare la trappola di adattare retrospettivamente un business case attorno a una soluzione già decisa.
Joe ha spiegato che "Il vantaggio principale del filtro del framework delle opzioni è la sua capacità di aiutare i principali stakeholder a pensare velocemente e lentamente e identificare e valutare rapidamente le opzioni per un progetto durante un workshop; può essere applicato a politiche, portafogli, programmi, così come progetti."
Elaborando il suo punto precedente, Joe ha detto: "Troppi appalti del settore pubblico in tutto il mondo non riescono a ottenere un rapporto qualità-prezzo ottimale, perché selezionano il "migliore dei peggiori" da una lista ristretta mal concepita, piuttosto che identificare l'ampia gamma di possibili opzioni in una lista lunga fin dall'inizio".
Incorporando il filtro del framework delle opzioni nei workshop con gli stakeholder giusti e gli utenti finali, questa sfida può essere affrontata efficacemente, portando a un miglior valore pubblico dalla spesa esistente.
L'Importanza del Pensiero Strutturato
Sviluppare competenze di pensiero critico è essenziale per chiunque sia coinvolto nello sviluppo di business case. Joe crede che la chiave per favorire tali competenze risieda in workshop strutturati che guidano i partecipanti attraverso le varie fasi di pianificazione. Ricorda un workshop in cui due gruppi, uno focalizzato sull'IT e l'altro sulla trasformazione dei servizi, inizialmente non erano d'accordo sullo scopo di un progetto. Tuttavia, attraverso un approccio strutturato, sono riusciti ad allineare il loro pensiero e chiarire i loro obiettivi di investimento.
Joe è anche un forte sostenitore del coinvolgimento degli utenti finali nel processo. Coinvolgere le persone che alla fine beneficeranno o utilizzeranno il progetto può portare a soluzioni più efficaci, innovative ed economicamente efficienti. Condivide un esempio memorabile da un progetto di sviluppo stradale in cui gli autisti di camion hanno aiutato a identificare una soluzione semplice a un problema di traffico—creare piazzole per alleviare la congestione—piuttosto che l'inizialmente proposto e costoso ampliamento stradale.
Il Ruolo del Pubblico nel Plasmare Politiche Efficaci
Nella visione di Joe, l'implementazione di successo dei progetti non si limita solo ai settori privato o pubblico. Anche lo sviluppo delle politiche può beneficiare del pensiero strutturato che il HM Treasury Green Book incoraggia. Joe ha lavorato con i Governi per utilizzare strumenti e tecniche del Green Book per sviluppare strategie di politiche e programmi, che è un approccio non spesso visto nello sviluppo tradizionale delle politiche.
Crede che le buone politiche dovrebbero basarsi su una pianificazione ponderata piuttosto che su decisioni improvvisate. I politici, dice, spesso inventano politiche al volo—come l'idea di un treno ad alta velocità e poi cercano di capire dove metterlo. Un approccio migliore comporterebbe riflettere sugli obiettivi della politica e garantire che qualsiasi investimento sia allineato con tali obiettivi fin dall'inizio.
Andare Avanti: Un Appello per un Migliore Processo Decisionale
Nella visione di Joe, migliorare l'implementazione di progetti e programmi si riduce a due cose chiave: coinvolgere le persone giuste e applicare un approccio strutturato e ponderato allo sviluppo dei business case. Ponendo le domande giuste fin dall'inizio, coinvolgendo gli stakeholder in discussioni significative e abbracciando il Modello dei Cinque Casi, possiamo prendere decisioni migliori ed evitare errori costosi.
Il messaggio chiave dalle intuizioni di Joe è chiaro: progetti e programmi di successo richiedono pensiero attento, collaborazione e pianificazione. Andando avanti, è essenziale applicare questi principi e strumenti più consistentemente sia nel settore pubblico che privato per garantire di ottenere il miglior valore dai nostri investimenti.
Se c'è una cosa che emerge da questa conversazione, è che mentre framework e modelli come il Modello dei Cinque Casi sono importanti, sono le persone che si impegnano con essi—pensando criticamente, collaborando efficacemente e prendendo decisioni informate—che alla fine guidano il successo del progetto.
Better Business Cases TM
La formazione e certificazione Better Business Cases si basa sul 'Modello dei Cinque Casi' – l'approccio delle migliori pratiche del governo britannico per sviluppare proposte di spesa e consentire decisioni aziendali efficaci.
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