De sleutel tot leiderschap in projecten

De meeste projecten mislukken. Ze behalen ofwel niet de oorspronkelijke projectdoelstellingen of ze slagen er niet in het verwachte bedrijfsvoordeel te leveren. Deze statistiek teistert de projectmanagementgemeenschap al meer dan vijftig jaar.  Vijf jaar geleden vroeg de Deense Industrie Associatie aan Implement Consulting om te onderzoeken waarom dit gebeurt en een oplossing aan te dragen. Die oplossing is de Half Double Methode – de helft van de tijd, dubbele impact.

Door samen te werken met de industrie konden ze pilots uitvoeren en ideeën verfijnen gedurende vijf jaar. Ze kwamen uit op drie kernelementen: -

• Impact – overgaan van de drievoudige beperking van tijd, kosten en kwaliteit naar focussen op projectimpact
• Flow – overgaan van resource-optimalisatie naar het optimaliseren van de werkstroom door het project
• Leiderschap – overgaan van het managen van systemen naar het leiden van mensen

De eerste twee elementen zijn elders gebruikt, maar hun focus op leiderschap is waarschijnlijk het meest verreikend.

Het Half Double-principe is dat leiders onzekerheid moeten omarmen om het project te laten slagen door een gemeenschappelijke visie te creëren die het potentieel van mensen ontgrendelt. De aanpak moedigt moedige en directe besluitvorming aan en maakt dit mogelijk, precies daar waar de actie plaatsvindt. Omdat de projectoplossing afhankelijk is van bijdragen van veel verschillende gekwalificeerde deelnemers, moet de leiderschapsaanpak inspireren, verschillende standpunten verenigen en een commitment aan een gedeelde visie bevorderen. Half Double benadrukt het feit dat het project wordt geleid door zowel de Projecteigenaar als de Projectmanager.

Hoe vaak hebben Projectmanagers er niet over geklaagd dat de Projecteigenaar of Sponsor te druk is om voldoende tijd aan hun project te besteden?  Het is nauwelijks verrassend dat veel projecten er niet in slagen hun doelstellingen te behalen wanneer er weinig bedrijfsondersteuning is.  Half Double erkent dat een project een leiderschapsteam nodig heeft bestaande uit een Projecteigenaar en een Projectmanager (beiden zijn Projectleiders).  Hun onderzoek bewijst dat een actieve Projecteigenaar een bewezen sleutelfactor is voor het succes van een project, ongeacht de sector of het type project.

Projectleider zijn op een Half Double project is niet gemakkelijk.  Van hen wordt verwacht dat ze op drie niveaus opereren: -

1. Het projectniveau.  Zij zijn verantwoordelijk voor het feit dat het project levert wat het beoogde te bereiken. Als zodanig zijn zij eigenaar van de impact (bedrijfsvoordelen), effenen zij de weg voor impact (het bedrijf voorbereiden om de output van het project te ontvangen) en elimineren zij onnodige bureaucratie om het projectteam in staat te stellen zich te concentreren op het werk dat voorhanden is.
2. Het teamniveau. Op dit niveau richt de Projectleider zich op het organiseren en coördineren van activiteiten om flow te creëren.
3. Het individuele niveau. Projectleiders zijn verantwoordelijk voor het maximale uit elk teamlid halen – ervoor zorgen dat er niet de verspilling is die vaak wordt veroorzaakt door individuen die niet op hun volledige potentieel opereren. Elk lid zou aandacht moeten krijgen en door de Projectleider gevraagd moet worden 'Wat kan ik voor je doen?'.

Elk project ondergaat veranderingen tussen de initiële definitie en oplevering. Sommige mensen beschouwen verandering als negatief of een inbreuk, terwijl anderen het zien als een bron van nieuwe inzichten, nieuwe kennis en nieuwe mogelijkheden.  De Half Double Projectleider, omdat zij verantwoordelijk zijn voor het waarborgen van het projectsucces binnen hun bedrijf, moet continu de situatie beoordelen en begrijpen en ervoor zorgen dat het project wordt aangepast om veranderingen in de omgeving en de eisen van het bedrijf op te vangen.  Deze mentaliteit geldt niet alleen voor zakelijke, strategische en technologische kwesties, maar ook voor de reacties, emoties en belangen van alle teamleden en belanghebbenden. Dit wordt gedaan op drie niveaus.

1. Het Projectniveau.  Door te focussen op en het realiseren van de gewenste impact.
2. Het Teamniveau. Door de interacties tussen de teamleden te ondersteunen en faciliteren.
3. Het Individuele niveau. Door ervoor te zorgen dat teamleden gemachtigd zijn en de autonomie hebben om het werk te doen, een duidelijk begrip hebben van het doel van wat wordt opgeleverd en, het allerbelangrijkste, de vaardigheid of beheersing hebben om bij te dragen aan het bredere team.

Er is al eerder gezegd dat projectresultaten worden geproduceerd door mensen en dat de rol van de Projectleider is om veel verschillende experts te laten presteren naar hun beste kunnen in een gezamenlijke inspanning.  De taak van de Projectleider is voornamelijk om elk teamlid te motiveren hun beste te leveren.  Persoonlijk potentieel en het energieniveau van een individu variëren sterk. De Projectleider moet elk teamlid kennen zodat zij hen kunnen ondersteunen en aanmoedigen op zowel professioneel als persoonlijk niveau.

De Projectleider opereert op drie niveaus.

1. Het Projectniveau. Verantwoordelijk zijn voor de impact en onwrikbaar zijn in het waarborgen dat de impact zo krachtig mogelijk is, terwijl flexibel blijven ten aanzien van het eindresultaat om de bredere teamleden tegemoet te komen.
2. Het Teamniveau. Faciliteren en waarborgen dat alle interacties zo krachtig en lonend mogelijk zijn.
3. Het Individuele niveau. Een mensen-eerst benadering hanteren, mensen helpen het doel van het project te begrijpen, hun autonomie en hen helpen te leveren naar hun beste vermogen voor het team en de belangrijkste belanghebbenden.

Om dubbele impact te bereiken in de helft van de tijd, moet het team werken aan alle drie de kernelementen. De focus ligt op de impact van het project of waarschijnlijk eerder op een reeks van impacts.  Om deze impacts zo snel mogelijk te bereiken moet er een soepele workflow in het project zijn. De workflow wordt gecreëerd door het leiderschap van de Projectmanager in het project.  De stroom van impacts van het project wordt in de organisatie gerealiseerd door het leiderschap van de Projecteigenaar.

Door in harmonie samen te werken, is bewezen dat de gecombineerde kracht van de Projecteigenaar en Projectmanager dubbele impact levert voor de helft van de inspanning.

Een werkelijk eenvoudig concept, maar eentje die veel Projectleiders ongelooflijk moeilijk vinden om te realiseren..... tot nu toe!

Meer informatie is te vinden op de Half Double Productpagina.